Agevolare una riunione in 5 mosse

Quando si indice una riunione di lavoro è bene premunirsi ed evitare di scialacquare il tempo. Di seguito, cinque consigli utili per uscirne al meglio.
del 19/09/14 -

Una volta presa la decisione di convocare i colleghi e interrompere – per il più breve lasso di tempo possibile – le loro attività quotidiane, scelte le sale riunioni più consone, si può procedere scandendo cinque fasi. Vediamo meglio di che si tratta.

Fase1: prepararsi

Perché ci riuniamo? In base a ciò si può stabilire chi deve assolutamente esserci e chi si può evitare di chiamare. Meglio radunare prima il materiale. Dopodiché, approntare un ordine del giorno per punti (senza “varie ed eventuali”) da inviare a tutti perché sappiano di che si parlerà.
Niente interruzioni né intrusioni, telefonini spenti, ogni comunicazione da parte della segreteria è rimandata. Vedere se tutto funziona, se ognuno dispone dell’occorrente per scrivere e della propria bottiglietta d’acqua, delle sedie… Stabilire cosa si dirà, in che modo e in quanto e lasciare spazio alle domande alla fine, magari immaginando quali potrebbero essere.

Fase 2: l’attacco

Cominciare puntualmente occorre a scoraggiare, in avvenire, i ritardatari. Al limite, si possono usare i primi cinque minuti per rompere il ghiaccio, onde evitare di dover rispiegare quanto già detto a chi, anche per motivi legittimi, dovesse arrivare qualche istante dopo. Se non ci si conosce, presentare rapidamente gli intervenuti e riassumere lo scopo dell’incontro e l’orario da rispettare.

Fase 3: amministrare lo svolgimento

Esporre pro e contro delle proposte, impedendo il prevalere di fuorvianti personalismi; anzi, è importante riuscire a mantenere un clima disteso all’interno delle sale riunioni. Inoltre, evitare che si vada fuori tema. Al contempo, è opportuno mantenere un certo ritmo di lavoro, aggirando i momenti di stallo. Significa pure contenere le orazioni di chi è chiamato a dire la sua.

Fase 4: chiudere
Rispettando i tempi (anche per non vincolare coloro che hanno già altri impegni), concludere enunciando chi deve agire, con quali scadenze e in che modo. Fare un riepilogo su dibattito, linee concordate e scopi ottenuti (se la discussione resta aperta, si sarà più celeri la prossima volta).

Fase 5: il dopo

Redigere e distribuire un verbale entro un paio di giorni. Annotare le proprie modalità di verifica e rendere partecipi gli altri su successi, insuccessi, nuovi provvedimenti, sì da sensibilizzarli.
Siete pronti?



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