Che cosa sono gli audit da remoto?

Gli audit da remoto sono verifiche effettuate a distanza. Il processo è divenuto molto diffuso durante questo periodo di emergenza da coronavirus. Nella quale le organizzazioni hanno dovuto trovare sistemi alternativi per effettuare gli audit.

Un audit da remoto può essere effettuato per verifiche effettuate a distanza sui requisiti documentali, audit interni, di seconda parte, oppure ripercorrere le medesime modalità di un audit di certificazione.

Tutto in ottica di business continuity. Mantenendo attive le certificazioni, a tutela della clientela, anche in questo periodo di difficoltà. Non per tutti i settori però è stato possibile richiedere all’organismo di certificazione una verifica a distanza.

Infatti nell’ambito alimentare, prettamente food,, GFSI, Global Food Safety Initiative, non vede di buon occhio le verifiche effettuate a distanza. Non reputandole adeguatamente campionatore per i requisiti richiesti. Anche se ultimamente, per esempio per lo standard IFS Food si posso effettuare verifiche a distanza in modalità mista, dove la parte documentale verrà effettuata da remoto.

Audit da remoto: come vengono effettuate le verifiche?
Sono molti gli strumenti utilizzati per gli audit da remoto. Microsoft Teams, Zoom, Skipe e Google Hangouts ed altri. Da ricordarsi però, che nel caso di un audit di certificazione deve essere fatta esplicita richiesta per poter effettuare la verifica a distanza.

L’effettuazione delle verifiche a distanza ripercorre ovviamente le classiche metodiche in rispetto dei requisiti, norme di certificazione da valutare e secondo la linea guida Iso 19011. Quindi:

Effettuazione della riunione di apertura;
Scorrimento della checklist per la raccolta delle evidenze;
Colloqui con le varie risorse inerenti allo scopo della verifica;
Effettuazione di test di tracciabilità, se applicabili;
Effettuazione, della verifica in campo, se necessaria. Utilizzando sistemi di videochiamata, foto, droni, ecc;
Effettuazione della riunione di chiusura
Rilascio del verbale di audit. O per le verifiche di seconda parte, invio dello stesso al committente.
L’audit da remoto può essere effettuato in continuità, oppure fissando incontri nell’arco della giornata. Come avviene con i classici audit. Per non impattare nell’operato aziendale. Quindi è ancora più importante inviare un programma di audit coerente.


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Verifiche a distanza: quali sono i vantaggi e gli svantaggi?
I vantaggi delle verifiche a distanza sono molti. Innanzitutto, rivolto a questo periodo, uno fondamentale è quello di non esporre ad ulteriori rischi i valutatori, e le risorse aziendali. Creando assembramenti.

C’è il fattore economico. In quanto le spese sono molto spesso a carico dell’azienda. O in alternativa del valutatore. Eliminando le trasferte, ed effettuando audit da remoto ci sarà un notevole risparmio economico, di tempi, di usura e di incidenza ad incidenti. Senza considerare anche l’aspetto ambientale dato dall’impatto degli spostamenti.

Audit da remoto: gli svantaggi
Beh, gli svantaggi di un audit da remoto ci sono eccome se ci sono. Partendo dal fatto che talune organizzazioni, non cogliendo l’opportunità, e credendo nella certificazione di per se, puntano a fare verifiche a distanza fasulle. Della serie. Mi mandi due documenti e stop.

Oppure, che sui mercati, per i motivi sopra, le verifiche da remoto non vengono considerate con lo stesso peso. Perché, come avviene nell’alimentare, non considerate esaustive.
Un altro svantaggio è la non sempre competenza e fruibilità sui servizi multimediali che hanno talune organizzazioni.

O meglio. Ci sono realtà che non godono di connessioni veloci, o sicure, oppure di strumenti informatici adeguati a sorreggere il processo per gli audit da remoto. O le loro risorse non sono addestrate ad effettuare delle verifiche a distanza con l’ausilio multimediale.

Verifiche a distanza: le nostre considerazioni
In questi casi si deve cogliere l’opportunità e svilupparla nel migliore dei modi. E l’opportunità è chiara. In ottica organizzazione, adottare i processi di audit da remoto permette di ottimizzate tempi, costi ed erogare più giornate uomo fruibili.

E siamo d’accordo che ci voglia serietà. Le porcate, in fondo le vediamo fare tutti i giorni nelle aziende. L’attuazione di questi sistemi, che a nostro parere, possono supportare completamente la parte documentare di un audit, potrà offrire molte opportunità economicamente vantaggiose. Sia alle aziende che alle organizzazioni. Che potranno investire in mezzi innovativi e nella formazione.

Sarebbe interessante, per il mondo certificativo, nell’arco del piano di certificazione triennale, inserire un audit da remoto, uno in presenza annunciato ed uno non annunciato. Per dare ai consumatori tutte le certezze della validità della valutazione.

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