Come gestire la comunicazione durante un crisi

Mai come in questo momento le organizzazioni hanno compreso l’importanza del piano di comunicazione durante una crisi. Crisi che in questo caso è dovuta allo stato di pandemia per il Covid 19...
del 07/12/20 - di Federico Pucci

Mai come in questo momento le organizzazioni hanno compreso l’importanza del piano di comunicazione durante una crisi. Crisi che in questo caso è dovuta allo stato di pandemia per il Covid 19.

La necessità e l’efficacia di avere un approccio per la continuità lavorativa è fondamentale. In quanto le organizzazioni sono soggette, soprattutto in questo periodo, ad un alto livello di minaccia che potrebbe influenzarne la continuità.

Una buon processo comunicativo durante un’emergenza sarà necessaria per dare un’immagine solida di organizzazione. Gestendo le informazioni all’interno ed all’esterno efficacemente per poter approcciare e sopravvivere alla medesima.

Lo stato odierno di un’emergenza
Molte organizzazioni nel corso degli anni hanno adottato sistemi per la business continuity. Sistemi che, allenano l’azienda alla prevenzione dell’emergenza ed alla gestione per la continuità lavorativa.

La determinazione dei rischi impattanti, delle azioni di mitigazione e la definizione di un team per le emergenze contribuirà alla gestione delle crisi.

Ma non deve essere sottovalutata l’importanza del piano di comunicazione durante un’emergenza che può essere suddiviso in due macro settori:

Interna – la definizione di tutta la comunicazione durante un’emergenza rivolta alle risorse interne. Responsabilità e modalità. Per l’effettuazione dei processi ordinari e o quelli di emergenza;
Esterna – la definizione della comunicazione durante una crisi nei confronti di tutte le parti interessate esterne. Clienti, fornitori, organismi, enti ed altro. Anche in questo caso devono essere definite le modalità e e le responsabilità.
Il piano di comunicazione può interessare vari ambienti. Prendere in considerazione come adesso aspetti sulla pandemia. Oppure essere riferito a catastrofi, incidenti, danni ambientali, e deviazione in ambito alimentare o per la salute e sicurezza. Oggi giorno, tutte le norme di certificazione e standard internazionali, richiedono e definiscono l’importanza del piano di comunicazione durante un’emergenza. Ma anche la comunicazione a tutti gli stakeholder nello svolgimento ordinario quotidiano aziendale.

Il piano di comunicazione durante una crisi
La definizione di un piano di comunicazione durante una crisi allena l’organizzazione e le parti interessate interne alla sua gestione. Fornendo una guida da seguire.

Un efficace piano per le comunicazioni durante un’emergenza aiuta un’organizzazione a essere pronta alla gestione di qualsiasi crisi di minacci. I vantaggi che apporta uno strutturato e testato piano di comunicazione si possono riassumere:

Gestione dello stato di crisi ed emergenza sistemico per limitare i danni ed adottare protocolli di resilienza e continuità lavorativa;
Risposta efficace alle richieste interne ed esterne in caso di crisi;
Salvaguardia della reputazione aziendale sui mercati;
Mantenere intatta la fiducia di soci, della proprietà e del management dell’organizzazione.
Gestire l’ambiente di lavoro in compliance con i requisiti, mantenendo uno stato psicofisico ottimale;
Riuscire a rispettare scadenze rispetto ai requisiti del cliente;
Limitare le perdite economiche;
Trarre opportunità dalle criticità analizzando sistematicamente e continuamente le condizioni e le opportunità scaturite.
Pertanto deve essere data la giusta importanza del piano di comunicazione, definendolo e testandolo. Questo processo non solo aiuterà l’organizzazione a mitigare i rischi presenti, ma definirà anche la gestione strategica a lungo termine.

Implementazione del piano per le comunicazioni
Per implementare un piano di comunicazione durante una crisi ed in genere nell’organizzazione, vanno adottati i medesimi step per ogni tipologia di processo. Vediamoli:

Effettuare una valutazione dei rischi sulla quale basare la redazione ed implementazione di un piano per le comunicazioni durante una crisi e o ordinario;
Implementare se necessario e definito da parte delle organizzazioni l’implementazione di sistemi innovativi, numeri dedicati, social, sito ed altri;
Definire le responsabilità e le competenze del processo per le comunicazioni;
Definire le modalità e gli strumenti per la comunicazione interna ed esterna;
Definire le modalità ed i mezzi per le emergenze e per le comunicazioni durante una crisi;
Testare il il piano per le comunicazioni interne ed esterne coinvolgendo anche parti interessate esterne.
Definire una frequenza di verifica del piano per le comunicazioni;
Riesaminare periodicamente il piano durante una crisi. In genere durante il riesame della direzione.

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