Come organizzare una video/teleconferenza

Mettiamo che tu abbia una start up o abbia avviato una piccola impresa e che domani tu debba fare il punto della situazione con i tuoi soci. Il primo vive in Cina, il secondo a Roma e l’altro sta partecipando ad un evento di formazione a Londra. Che fare? Ora, se tu possiedi i poteri di The Flash, non hai bisogno di sapere altro. Ma avendo la certezza che i poteri di Flash siano confinati nel mondo della DC Comics (e in qualche laboratorio della Cia probabilmente), le soluzioni si riducono a due: avviare una video o una tele-conferenza.

Teleconferenza

Spesso ci capita di usare i due termini per indicare la stessa attività, ma è sbagliato. Una teleconferenza, detta anche conference call, è una conversazione telefonica a cui prendono parte più soggetti contemporaneamente. Il meccanismo è quello della classica chiamata telefonica con la differenza che gli interlocutori sono più di due.
Per avviare una teleconferenza ormai è sufficiente possedere uno smartphone. C’è anche chi preferisce affidarsi ad applicazioni specifiche o al più classico e fedele Skype.

Videoconferenza

La videoconferenza, a differenza della prima, è supportata da dispositivo video oltre che audio. Il meccanismo resta lo stesso. Permette a più persone di conversare e vedersi, come nella più classica delle riunioni aziendali, ma con la libertà e comodità più totale, senza lo stress di dover prendere treni, aerei ed altri mezzi di trasporto con i rischi che comportano.
Niente di nuovo se si pensa che la prima videoconferenza risale agli anni ‘60. Ciò che è cambiato è la semplicità con cui chiunque, con una buona connessione internet, può accedere e usufruire di questo servizio.

Come organizzare una video/teleconferenza

Sapere organizzare una videoconferenza od una teleconferenza è un must per ogni imprenditore che si rispetti. Ti permetterà di confrontarti con colleghi e dipendenti senza lasciare la tua postazione o raggiungerli ed essere aggiornato anche quando sei in viaggio.
Gli strumenti necessari sono quelli che usiamo ogni giorno a lavoro: il buon vecchio telefono fisso, il nostro portatile, il tablet o anche lo smartphone è più che sufficiente.
Per la teleconferenza è bene usare il centralino telefonico aziendale o uno virtuale da installare sui propri dispositivi.
Per la videoconferenza lo stretto necessario è uno schermo, una video/web camera, microfono e altoparlanti. Dopodiché si è liberi di scegliere lo strumento che più ci risulta adeguato: Skype è di certo il più noto ma esistono anche piattaforme a pagamento più professionali. Per chi usa questo sistema di comunicazione di rado e preferisce non installare applicazioni si può avvalere di strumenti presenti sul web gratuitamente.
Per convocare una conferenza virtuale basta inviare una mail ai partecipanti, specificando gli argomenti da trattare e l’orario.

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