Gestione documentale in smart working: novità e criticità

Come cambiano i processi produttivi aziendali?
del 04/10/21 - di Simone Leorato

Fino a qualche anno fa parlare di smart working sembrava impossibile. Oggi prende sempre più piede la volontà – sia da parte di dipendenti che dai datori di lavoro – di implementare questa nuova forma di lavoro in modo continuativo.

I vantaggi di lavorare in smart working sono numerosi: i dipendenti si ritrovano ad avere più tempo a disposizione e un maggiore work-life balance, mentre i datori di lavoro riescono a risparmiare su molti fronti e possono fare affidamento su dipendenti produttivi e motivati.

Tutto questo ha però avuto un forte impatto sui processi produttivi aziendali. Le gestioni che una volta venivano esclusivamente fatte all’interno del posto di lavoro, oggi vengono messe in atto a casa – e non sempre con buoni risultati.

Per questi motivi oggi per l’azienda è estremamente importante ripensare i processi e le modalità per la gestione dei documenti. Ma come fare? Quali sono le soluzioni da implementare per una corretta gestione documentale in smart working? E perché scegliere DocuWare come software?

Gestire i documenti da casa: una questione complessa: se è vero che l’introduzione dello smart working ha sicuramente migliorato alcuni aspetti lavorativi e ha portato molti vantaggi, integrare questa nuova modalità di lavoro all’interno delle dinamiche aziendali non è sempre semplice ed immediato.

Una delle problematiche principali riguarda una corretta gestione documentale da casa. D’altronde tutto ciò che può essere presente in ufficio può non esserci a casa. Com’è possibile, ad esempio, la condivisione di un documento da casa? Non solo, ma se si tratta di documenti cartacei oppure in formato solamente elettronico, come effettuare la revisione del documento?

Inoltre, alcuni documenti devono passare attraverso un complesso ciclo di approvazioni da parte di più persone, ed anche lo strumento della mail può non essere così efficace e sicuro.

Un altro problema è legato all’archiviazione dei documenti. Chi tiene il documento finale? Dove deve essere salvato? E come si può garantire in smart working la sua conservazione in totale sicurezza?

La buona notizia è che a fronte di questi ostacoli oggi esistono anche soluzioni per una corretta gestione documentale in smart working:
Abbiamo visto quanto sia importante oggi la modalità dello smart working, destinata ad essere sempre più implementata in futuro per i vari vantaggi e benefici che lavoratori e datori di lavoro riescono a trarne.

Passare da una gestione documentale sul “luogo di lavoro” ad una gestione documentale “da casa” non è così immediato. Esistono però delle accortezze e degli strumenti che puoi utilizzare per rendere più facile questo passaggio.

Negli ultimi anni è stata forte l’esigenza di passare ad un ufficio paperless, sia nel rispetto della policy ambientale sia per ottimizzare alcuni costi aziendali. Per questo motivo è fondamentale adottare anche a casa un “ufficio senza carta”.

Occorre quindi ripensare i processi e i flussi documentali all’interno della propria azienda, proprio perché la gestione documentale in smart working utilizza documenti digitali e non cartacei.

Ricorda che la dematerializzazione rende digitale ogni informazione, consentendo a ciascun collaboratore di lavorare da casa senza privarsi di tutte le informazioni e di tutti i dati presenti nei documenti cartacei.

Firmare e validare documenti sono tipiche attività quotidiane che si svolgono all’interno dell’azienda. Conciliare questa necessità con lo smart working non è impossibile. La soluzione è la firma digitale, una firma che ha la stessa identica validità di una cosiddetta firma tradizionale. Per garantire la validità di un documento digitale e risalire direttamente alla persona che ha firmato un documento digitale, è necessario far ricorso alla firma digitale.

La firma digitale può essere apposta a un documento digitale in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. C’è bisogno soltanto di una smart card o di un token USB collegati a PC, oltre che di un apposito programma capace di leggere la firma digitale e assegnarla a un documento. Nel momento in cui la firma digitale viene apposta, il documento acquisisce pieno valore legale!

Le informazioni e i documenti devono essere archiviati, in modo tale da essere sempre reperibili in caso di necessità. Non solo, ma devono essere protetti da possibili manomissioni o danneggiamenti. È per questi motivi che la conservazione digitale diventa imprescindibile anche per lavorare in smart working. È infatti soltanto in questo modo che si può avere l’assoluta certezza che l’integrità e la reperibilità dei documenti siano garantite.

Per soddisfare le stringenti esigenze di legge, per semplificare il lavoro e per trovare rapidamente i documenti necessari, la soluzione è sempre da ricercare nei migliori e moderni software per la gestione documentale. È solo attraverso questa soluzione che è possibile gestire e archiviare in modo efficiente e sicuro ogni documento, non solo all’interno dell’azienda ma anche in smart working. Inoltre, affidarsi a strumenti sicuri ti garantisce anche il rispetto delle normative nazionali ed europee per quanto riguarda la tutela dei dati, mettendo al riparo anche l’area IT da eventuali attacchi informatici.

Uno dei migliori software di gestione documentale – anche in smart working – è DocuWare, un sistema che ha rivoluzionato il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti.

Con DocuWare potrai:

Continuare a lavorare nel modo in cui sei abituato anche in smart working: DocuWare mette infatti a disposizione un motore capace di ricreare ogni processo aziendale;

Tracciare e proteggere i dati sensibili: questo sistema offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare i requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti;

Accedere ai dati in un attimo, da qualsiasi dispositivo: grazie al sistema Cloud di DocuWare, ogni documento è centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet. Lo smart working con DocuWare è facile e immediato!

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Simone Leorato (Direttore Commerciale)

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