I veri vantaggi della Conservazione Sostitutiva

I veri vantaggi della Conservazione Sostitutiva

Pubblicato il 12/10/2009 | da Dott. Nicola Savino

Dematerializzare, dematerializzare e dematerializzare. In quest'ultimo periodo si sente questo termine ovunque : per i telegiornali nazionali, riviste e convegni. Poi si sente parlare di Conservazione Sostitutiva e che il Ministro Brunetta vuole digitalizzare la Pubblica Amministrazione. Ma quali sono i veri vantaggi della dematerializzare e della Conservazione Sostitutiva ?

Prima cosa necessaria è quella di conoscerne i significati. Per dematerializzazione si intende quel processo progressivo di sostituzione del documento cartaceo in documento digitale. Quindi la dematerializzazione sposta tutte le informazioni rappresentate su carta (quindi materiale analogico) in formato digitale. Quello che esce fuori è un documento informatico, che deve avere ovviamente una valenza legale uguale a quello cartaceo ed è qui che inizia il ruolo della conservazione sostitutiva. La conservazione sostitutiva, infatti, è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo sia a livello probatorio sia giuridico-fiscale.

I veri vantaggi della conservazione sostitutiva sono allora puramente fiscali-giuridici ? A prima impressione sembrerebbe di si, anche perchè se si vuole rendere legale un documento informatico lo si fa solo ed esclusivamente perchè evidentemente deve avere un riscontro di carattere probatorio. Ma se si studia con attenzione e si considerano le conseguenze di questa procedura informatica, allora si può verificare questo risultato : la conservazione sostitutiva permette di rendere ancora più sicuro lo scambio di informazioni in azienda e porta a scegliere quasi obbligatoriamente la gestione documentale applicata ai processi lavorativi. Per chi non lo sapesse, per gestione documentale si intende la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata. La gestione documentale è quindi finalizzata alla cosiddetta dematerializzazione dei documenti cartacei, a favore quindi delle fasi di creazione, gestione e ricerca delle informazioni.
Ma cosa comporta la gestione documentale e la conservazione sostitutiva ? Prima di tutto un risparmio di costi elevatissimi : secondo gli Osservatori ICT e Management della SDA della Bocconi di Milano, se tutte le aziende applicassero la dematerializzazione delle informazioni e la conseguente gestione documentale, allora ci sarebbe un risparmio pari a 60 miliardi di euro l'anno! E questo praticamente si commenta da solo! Ma non finiscono qui i vantaggi. Oltre al risparmio dei costi, infatti, si ha anche un miglioramento del processo aziendale. Gestire le informazioni in modo corretto, significa anche saper programmare un'ottima gestione aziendale e dunque migliore servizio ai clienti, aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività più importanti, migliore organizzazione logistica e strategica e maggiore competitività. Si potrebbe fare una lista quasi infinita di vantaggi, quello che conta è aver compreso che sta per arrivare una nuova era della digitalizzazione, che permetterà di rintracciare le informazioni in modo più veloce, sicuro e privo di costi. Quindi : dematerializzate! Dematerializzate e dematerializzate!

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