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L’organizzazione del tuo prossimo evento in pochi passi. Le regole dei professionisti

Cosa serve per organizzare al meglio un evento? Ecco i consigli di un esperto.
del 12/05/17 -

Avete la data ed un’idea del vostro evento, ma non è semplice organizzare e pianificare il tutto senza sbagliare nulla.
I professionisti dell’organizzazione eventi passano moltissime ore in formazione ed aggiornamento, ma soprattutto hanno vissuto sulla loro pelle ore ed ore di lavoro per arrivare ad una professionalità non facile da trovare in un libro oppure in un blog. Ora proviamo a darvi una panoramica per organizzare il vostro evento.

Ecco i consigli divisi in punti, facili da ricordare:

1. Sviluppare l’obiettivo esatto dell’evento:
Il primo passo è quello di stabilire un obiettivo tangibile. (perché stai organizzando questo evento e che cosa speri di ottenere?)

2. Organizzare una squadra:
Qualsiasi evento vuole che gli sforzi sia suddivisi tra i membri di una squadra. Potete considerare l'inserimento di un Event Manager al quale commissionare la gestione di alcuni punti:
• La gestione della location;
• Gli altoparlanti ed il service in genere per la musica;
• La gestione dell'intrattenimento;
• Gli sponsor;
• La gestione del personale.

3. Fissare una data:
La data potrebbe essere già fissata, ma combaciare con un evento ricorrente della città. Quindi bisogna assicurarsi di ciò, prima di inviare inviti soprattutto nel caso si tratti di un nuovo evento.

4. Personalizzate il vostro evento:
Se volete che il vostro evento si distingua, è necessario scegliere un tema moderno e convincente che vi aiuti a distinguervi dalla concorrenza. Questo significa avere un tema generale molto dinamico e fare molta attenzione al nome connesso.

5. Stabilisci prima gli accordi con il personale (intrattenitori, catering):
Dovete decidere da subito la regolamentazione dei pagamenti e degli accordi con i professionisti, per evitare aumenti di costi inaspettati.

6. Creare una strategia pubblicitaria:
Il vostro evento deve avere alle spalle una strategia di promozione ben studiata, la mancanza di utenza può danneggiare per sempre la crescita del format.

7. Stabilite il bilancio:
Una volta scelto il budget, dovete essere sicuri che comprenda tutti gli elementi chiave individuati nella pianificazione. Non dimenticare di includere eventuali spese di viaggio o di alloggio per i relatori, presentatori, musicisti etc.

L’organizzazione di un evento non è una cosa adatta a tutti, esistono professionisti molto preparati che ti vi possono aiutare in questo progetto.



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