L'ufficio del futuro è già qui, ma pochi lo conoscono (soprattutto al Sud)!

Una soluzione veloce, economica ed indubbiamente più vantaggiosa rispetto all'affitto per aprire un ufficio: il Business Center o Centro Uffici, una realtà ormai diffusissima all'estero e presente anche in Italia, soprattutto al Nord, mentre il Mezzogiorno fatica a conoscerla e comprenderne le potenzialità.

Dall'affitto tradizionale...
Fino ai primi anni 70, nel nostro Paese, chiunque volesse aprire un ufficio, non essendo proprietario di un immobile idoneo allo scopo, aveva un'unica possibilità: l'affitto. L'iter da seguire era ed è a tutti noto: ricerca e selezione dell'unità immobiliare adatta (magari con l'ausilio di un'agenzia), stipula e registrazione del relativo contratto con durata rigidamente fissata dalla legge, costi e tempi di attivazione utenze, ristrutturazione, allestimento, arredamento, scelta e fornitura apparecchiature informatiche, ricerca e formazione del personale, ecc. Il tutto con un evidente impegno di tempo e denaro, destinato ovviamente a non cessare certo con l'apertura della sede: ai costi iniziali sopra detti, infatti, vanno ad affiancarsi quelli periodici (per lo più mensili) di gestione dell'ufficio per il pagamento del canone e dell'eventuale condominio, della manutenzione, delle bollette, del personale, ecc.
...al Business Center o Centro Uffici
L'alternativa nasce negli USA con la complicità della grande depressione del 1929: gruppi di avvocati, per ammortizzare i costi di gestione dei propri studi, li aprono a terzi, in un'ottica di condivisione di spazi (ad es. sale d'attesa e riunioni) e servizi (ad es. segretariato e pulizia), a fronte del pagamento di un canone periodico per una durata flessibile. Nascono così i Business Centers: strutture, come le definisce Wikipedia, "che erogano servizi di ufficio arredato a tempo con servizi di segretariato...Il servizio si esplica analogamente a quanto accade in un residence, in cui il cliente utilizza la struttura per viverci per un tempo variabile,trovando tutti i servizi inclusi nel corrispettivo che va a pagare". Dunque moderni uffici equipaggiati con tutto il necessario per un pronto avvio dell'attività e dotati di linee telefoniche e fax, connessione internet e tutti i servizi di gestione e manutenzione ordinaria e straordinaria (utenze, pulizia, asporto rifiuti urbani, ecc.). Inoltre la presenza di sale riunioni, aule di formazioni, sale convegni e dello staff di segreteria e reception, contribuisce indubbiamente ad aumentare l'immagine e l'efficienza delle aziende e dei professionisti ospitati. Il tutto a fronte di un unico canone sicuramente più basso rispetto alla somma dei costi delle voci singolarmente considerate, per di più interamente deducibile (salvo rarissime eccezioni).
La diffusione degli Uffici Residence
Risparmio di tempo e denaro, semplificazione, flessibilità, immediata operatività sono i punti di forza della soluzione ufficio proposta dai Business Centers e che ne decretano il successo e la rapida crescita e diffusione: oggi si stima vi siano più di 8000 Centri Uffici nel mondo, di cui circa la metà negli Stati Uniti (dati tratti da Wikipedia). In Europa il numero maggiore è localizzato in Gran Bretagna: più di 1000 centri, di cui 400 nella sola Londra (dati sempre di Wikipedia). In Italia, invece, il settore nasce relativamente più tardi: il primo Business Center viene inaugurato a Milano nel 1972. Nel maggio 2015, il network Ufficiarredati.it che riunisce più di 80 Business Center italiani, ha realizzato una mappatura (cfr. businesscenteritalia.it), rilevando più di 200 Centri attivi: le città con maggiore concentrazione (e domanda) sono Roma, Milano e Torino. Tuttavia, accanto ai grandi Centri di uffici arredati attivi nelle metropoli italiane, non mancano altri di dimensioni più ridotte ma proporzionate ai rispettivi bacini di utenza e operanti in città di più modeste dimensioni e prospettive di business.
Business Center questo sconosciuto
Malgrado la diffusione del settore, sotto la spinta anche di operatori internazionali come Regus e Alliance Business Centers Network e associazioni italiane di categoria quali Assotemporary e Aniur, non tutte le aziende e tutti i professionisti del nostro Paese sono a conoscenza del servizio: in particolare il Meridione d'Italia sembra ignorare l'esistenza di questo tipo di soluzione ufficio e tende a confonderla spesso con differenti fenomeni di condivisione di spazi lavorativi. "Molte persone, malgrado i sei anni di attività e pubblicità alle spalle, ancora ci confondono con un'agenzia immobiliare o, addirittura, con un negozio di arredi per ufficio o di fornitura di macchine da ufficio", ci conferma la dott.ssa Capuano Maria Rosaria, Front Office Manager del Centro Uffici Aversa, realtà imprenditoriale nata nella omonima città campana in provincia di Caserta agli inizi del 2011. "Altre volte, invece, ci confondono con uno studio associato, realtà ben diversa poichè in un Centro Uffici le attività sono ben distinte e separate, o con titolari di studi che avendo qualche stanza in più vogliono subaffittarla, cosa forse ancora più sbagliata dato che la nostra attività consiste proprio nella gestione di uffici: non è che facciamo altro e affittiamo solo una stanza, ma forniamo un servizio a 360 gradi. Abbiamo lavorato per Ordini Professionali, Case Discografiche, Aziende con fatturati mensili a sei zero, ma anche per professionisti singoli, piccole imprese e start up, ma la discriminante è che fossero interessate ad un servizio ufficio low cost ma di qualità". Effettivamente il servizio reso da un Business Center è certamente più completo e prestigioso rispetto ad un coworking: precisa la dottoressa "Noi non affittiamo postazioni di lavoro in ambienti condivisi, ma riteniamo necessarie porte e privacy per svolgere al meglio la propria attività. Quindi mettiamo a disposizione uffici riservati e personali, mentre la condivisione concerne solo spazi come la sala d'attesa e quella per le riunioni. Ovviamente non mancano momenti di socialità: ad es abbiamo una business lounge esterna ideale per fare una pausa dal lavoro all'aria aperta e un corner cafè per fare un coffee break magari in compagnia, ma il lavoro è un'altra cosa...".
L'attuale crisi economica impone un risparmio sui costi di avvio e gestione, le nuove modalità lavorative richiedono flessibilità e immediatezza, ma l'alta concorrenzialità non consente di sacrificare efficienza, qualità, immagine e rappresentanza: il futuro dell'ufficio sembra dalla parte dei Business Centers.

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Centro Uffici Aversa

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Nicola Pisano (Titolare)

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