La gestione documentale diventa servizio: quali vantaggi per le aziende?

I Managed Document Services di Ricoh offrono soluzioni "su misura" per ottimizzare i processi di gestione documentale.

La possibilità di accedere alle informazioni quando e dove serve influisce su ogni aspetto dell’attività di una azienda. Per gestire con efficacia i flussi documentali non è sufficiente implementare nuove tecnologie: è necessario valutare l’intero sistema aziendale, i processi, gli obiettivi e le politiche ambientali. Inoltre, nelle aziende la gestione dei documenti rappresenta una importante voce di costo che va oltre le spese “visibili” e include una serie di costi nascosti come ad esempio l’inefficienza causata dalla mancata disponibilità del servizio. A questo si aggiunge il fatto che le aziende spesso faticano ad interconnettere le differenti tecnologie presenti negli uffici e questo ambiente frammentato non consente di gestire le informazioni in modo integrato. Con i Managed Document Services si risolvono tutte queste problematiche. Con la proposta Ricoh, le aziende possono ottenere significativi risparmi e una migliore operatività, anche grazie alla consulenza che offre nell’ambito dell’ottimizzazione dei processi. I clienti Ricoh possono contare su un unico punto di contatto e godere di grande flessibilità poiché i servizi possono essere personalizzati e aggiornati nel tempo qualora cambino le esigenze o ne nascano di nuove.

Printing, ma non solo
I Managed Document Services di Ricoh vanno oltre il printing per includere la gestione delle informazioni, cartacee e digitali. Si parla sempre più spesso di Digital Transformation e, anche se può sembrare un paradosso, i dispositivi multifunzione Ricoh vanno in questa direzione diventando l’hub da cui transitano molti processi cartacei e digitali. Caratterizzati da quattro S - scalabilità, semplicità, sicurezza e sostenibilità, i multifunzione intelligenti di Ricoh consentono alle aziende di trasformare il proprio modo di lavorare.

Il modello proposto da Ricoh cambia il modo in cui le persone collaborano tra loro e interagiscono con le informazioni aziendali, anche grazie alle numerose app che ottimizzano l’uso delle periferiche e ai nuovi paradigmi dell’IT come cloud, mobility e Internet of Things che rendono l’ufficio sempre più smart e interconnesso.

L’efficienza in 5 fasi
Per implementare i Managed Document Services, Ricoh segue un modello strutturato in 5 fasi:

Comprendere
Ricoh collabora strettamente con il cliente per acquisire una conoscenza approfondita dell'azienda, della sua infrastruttura tecnologica e dei suoi obiettivi. Lavoriamo insieme per analizzare i piani strategici, gli obiettivi finanziari e i processi caratterizzati da informazioni critiche.

Migliorare
Viene quindi sviluppata una proposta per migliorare i processi e l’infrastruttura necessari al raggiungimento degli obiettivi. Vengono anche identificati parametri e indicatori necessari per valutare il successo dell'intervento.

Trasformare
In questa fase vengono implementati i servizi. Ricoh collabora con il cliente per sviluppare la soluzione scelta e per aiutare i dipendenti dell'azienda ad adeguarsi più facilmente ai cambiamenti. Ricoh monitora anche come i dipendenti rispondono ai nuovi processi e flussi di lavoro.

Gestire
In questa fase del processo vengono analizzati i miglioramenti conseguiti. Il successo della nuova infrastruttura o dei processi viene misurato tramite strumenti di gestione ed i risultati vengono confrontati con i parametri definiti nella prima fase del progetto.

Ottimizzare
Le aziende operano in un contesto in continua evoluzione e la tecnologia progredisce costantemente. Questa fase permette di aggiornare le soluzioni implementate, che devono sempre essere adeguate alla crescita ed ai cambiamenti dell'azienda.

Licenza di distribuzione:

INFORMAZIONI SULLA PUBBLICAZIONE

Ricoh Italia

Responsabile account:
Marta Oldani (Editor and Media Relations)

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