La videoconferenza agevola la flessibilità del lavoro in azienda

Polycom offre il proprio punto di vista per una corretta policy aziendale in tema di utilizzo delle nuove tecnologie utili al lavoro da remoto e alla creazione di un ambiente lavorativo realmente flessibile

Regole chiare e comunicate a tutti i livelli con precisione. Sono questi i principali consigli suggeriti da Polycom, società riconosciuta a livello globale nel settore delle soluzioni di UC&C e video conferenza utili per la comunicazione e la collaborazione a distanza, ai responsabili delle Risorse Umane che hanno l’intenzione di introdurre strumenti e pratiche utili alla flessibilità del lavoro nella propria azienda.

Nelle grandi aziende a livello mondiale, si è ormai consolidata la tendenza ad agevolare l’home working e il lavoro da remoto in generale per i propri dipendenti, a tal punto da diventare uno standard di qualità che nessuna impresa può più ignorare. Ma come tutte le novità anche questa deve passare al vaglio di molti dubbi e problematiche da risolvere. In primo luogo bisogna far fronte alla necessità di trattare la materia con la stessa formalità di qualsiasi nuova politica aziendale. In questo modo si eviterà la presenza di confusione e inefficienza all’interno dei processi produttivi dell’impresa.

In un’ottica di gestione del personale, una comunicazione precisa e trasparente a tutti i livelli, è essenziale fin dal primo giorno, in modo che i dipendenti sappiano cosa ci si aspetti da loro. Per fare questo, è necessario definire cosa s’intenda per Home Working e flessibilità del lavoro, ponendosi alcune domande:
• Le ore di lavoro da casa dovranno essere conteggiate, e se sì, come farlo?
• L’introduzione del lavoro flessibile va basata su un sistema di richiesta, e se si, come deve essere sviluppato?
• Il compito di approvare le richieste dei dipendenti per lavorare da casa sarà un onere dei manager o dei responsabili delle Risorse Umane?
• Quali saranno i criteri di approvazione da applicare a ogni richiesta?

Una volta trovata una risposta a queste domande e impostate le linee guida della policy aziendale, il passo successivo è quello di esporre il regolamento al proprio personale.

«Il miglior modo per gestire questa fase – commenta Claudio Mignone, Country Manager di Polycom in Italia – è una riunione dedicata alle Q&A tra i responsabili delle risorse umane e i dipendenti abilitati all’home working. In questo modo si offre ai propri impiegati la possibilità di esprimere preoccupazioni e dubbi ai quali poter trovare subito una soluzione o un chiarimento».

Tra le possibili problematiche da evitare, inoltre, quella relativa all’abbigliamento è una delle più importanti soprattutto per quei dipendenti che utilizzerebbero regolarmente servizi di video conferenza. Sotto questo profilo, concordare fin dall’inizio un dress code anche per chi usufruisce di soluzioni dedicate al lavoro flessibile potrebbe essere molto importante.

«Il video – sottolinea Mignone – è uno strumento che richiede un confronto face-to-face. Per questo è necessario che chiunque lo utilizzi sia sicuro di aver tenuto conto del proprio aspetto. Se la vostra società già si avvale di un dress code in ufficio, fate in modo che lo stesso venga applicato anche da chi lavora da casa. In questo modo i dipendenti si sentiranno tutti parte della stessa squadra e verrà eliminata la possibilità di qualsiasi malinteso o senso di gelosia da parte di chi invece lavora in ufficio».

Un altro punto importante da sottolineare sono i requisiti di sicurezza e di salute. Per lavorare da remoto, infatti, si devono applicare le stesse condizioni presenti in ufficio: dalla disposizione di cavi e prolunghe ai livelli di illuminazione, dall’ergonomia della postazione di lavoro alla sicurezza dei prodotti elettrici utilizzati. Come datore di lavoro è fondamentale essere sicuri di dare indicazioni di sicurezza specifiche, fornendo ai dipendenti una lista di fattori da controllare per verificare che tutto sia in regola, per poter garantire le migliori condizioni lavorative anche in ambiente domestico.

Infine, una volta accordata la possibilità di lavorare da remoto, è molto importante fare in modo che i canali di comunicazione all’interno dei vari team rimangano sempre aperti e ci sia una continuità nel loro utilizzo per evitare un deterioramento nel lavoro di squadra e nella qualità delle informazioni condivise tra chi lavora da casa e chi invece lavora in ufficio.

«Per fare questo – aggiunge Mignone – basterà agevolare le videoconferenze di gruppo o one-to-one. Mentre eventi di team building, corsi di formazione e festività stagionali rimarranno un ottimo modo per riunire fisicamente gli staff, favorendo così una collaborazione maggiore tra i dipendenti e ricompensandoli per il loro duro lavoro».

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