Meeting aziendale, dove farlo?

Quando si organizza un incontro di lavoro, è il caso di scegliere con cura l’ambiente che accoglierà potenziali clienti o abituali fornitori. Le sfumature sono tante e bisogna tener conto anche dei costi.
del 04/09/14 - di Tonya Puleo

Delle accoglienti sale ricevimenti o delle sale riunioni provviste delle migliori dotazioni tecniche? A volte non è semplice decidere, ma molto dipende dalla natura dell’incontro di lavoro che ci si appresta a preparare. Per questo è fondamentale porsi, prime di iniziare, le domande giuste.

Raggiungibilità del luogo
Sembra una questione elementare, ma calcolare da dove arrivano i convenuti e in che modo si sposteranno può influenzare non poco l’elezione del punto di ritrovo. Se si tratta di persone che conoscono la città, le sale riunioni periferiche sono più economiche, facilmente reperibili da tutti (purché non siano troppo lontane) e non pongono difficoltà di parcheggio. Se invece i partecipanti giungono in aereo o in treno, sarà loro gradito un centro conferenze poco distante, magari a portata di stazione ferroviaria o metropolitana. Tra l’altro, se il pranzo non è incluso, in tali zone i punti di ristoro non mancano mai.

Spazio sufficiente
Quanti saranno gli intervenuti? Staranno tutti a sedere contemporaneamente? Affrontare il problema significa fare in modo che nessuno stia scomodo nel corso del meeting. Inoltre, ci sono già i microfoni, i videoproiettori, i lettori dvd e tutto quello che contribuirà al regolare svolgimento della riunione? Se così non è, urge attrezzarsi e preventivare un service.

Capitoli di spesa
A monte, il posto opzionato vale il prezzo? Non sempre è così, ma è anche vero che i migliori risultati si pagano un po’ di più (per evitare spiacevoli sorprese). Se chi dà in affitto ha buona fama professionale ed è ritenuto affidabile, magari disponendo già di apparecchiature idonee e di eventuali servizi extra, va probabilmente annotato in cima alla lista.

La figura che si fa
È necessario preoccuparsene, soprattutto nell’eventualità in cui si vadano a conoscere dei futuri partner in affari. L’ambiente deve risultare impeccabile e riflettere in qualche modo la serietà della società che lo mette a disposizione per i suoi ospiti. A tal scopo, è consigliabile “spargere”, con sobrietà, loghi o insegne all’interno della stanza.

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