Mini-guida per il video-conferenziere

28/07/14

di Tonya Puleo

Per il lavoro comunicare attraverso i mezzi che ci mette a disposizione la tecnologia comporta indubbiamente dei vantaggi. Ma è il caso di seguire qualche suggerimento. Ecco come gestire al meglio una videoconferenza di lavoro.

Da alcuni anni in qua è diventata una consuetudine nel mondo degli affari: anziché costringere tutti gli invitati a una riunione di lavoro – magari sparsi in diverse città o nazioni – a presenziare fisicamente, si ricorre a una soluzione comoda e vantaggiosa per ciascuno: la videoconferenza. Per parteciparvi, per i dipendenti o i clienti di un’azienda è sufficiente possedere un PC portatile o un tablet.

Costi ridotti, l’ambiente ringrazia
 Non c’è più necessità di pagare spostamenti o addirittura viaggi ai convocati, e per organizzarsi è sufficiente disporre di un qualsiasi ufficio, non ci vuole più una sala apposita: sono tagli notevoli alle spese di una società. Implicitamente, non essendo più necessario ricorrere ad automezzi per recarsi in sede, si evita una parte di inquinamento all’atmosfera.

“Patti” chiari 
Per rendere più scorrevole una videoconferenza è opportuno stabilire (e ovviamente far accettare) prima qualche semplice regola, sia per sé che per gli impiegati o i partner, in modo che non ci siano intoppi e le relazioni siano più agevoli. Per esempio, è importante che le voci non si sovrappongano; per ottenere con sicurezza il risultato, durante un intervento si potrebbero silenziare gli altoparlanti altrui.

Check-out preventivo 
È altresì opportuno fare un’attenta verifica degli strumenti: le webcam (o i semplici microfoni, se si tratta solo di audio) devono essere funzionanti presso ogni intervenuto. Se qualcuno, come ancora può capitare, non ha dimestichezza con il mezzo, meglio dargli preventivamente delle veloci istruzioni.

Poca mobilità, molta chiarezza
 Chi presiede può avere tendenza a muoversi, a camminare. È una causa di distrazione, soprattutto per chi guarda e ascolta, quindi è preferibile evitare. Inoltre, è fondamentale esprimersi chiaramente; aiuta molto, in tal senso, parlare vicino al microfono. Quando prendono la parola gli altri, si deve aspettare che concludano. E la cortesia prima di tutto!

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