Come organizzare al meglio una riunione

Cosa fare per rendere più semplice un meeting commerciale o aziendale? Ecco alcuni fra gli accorgimenti che si possono adottare con immediatezza.
del 30/07/14 - di Tonya Puleo

Non basta disporre delle apposite sale riunioni per mettere su un incontro d’affari che scorra liscio. È una buona idea anche curare altri particolari. Vediamone alcuni.

Dare conferma

Specialmente nei casi in cui l’organizzazione della riunione non dipende direttamente da voi, meglio confermarla per mezzo della posta elettronica. Si eviteranno defezioni preziose o assenze per distrazione.

Chi ci sarà?

Non è proficuo affidarsi ciecamente alle compagnie che invieranno i loro rappresentanti, meglio instaurare una comunicazione diretta con questi ultimi. I mezzi non mancano; attraverso gli indirizzi e-mail reperibili nei siti aziendali o – perché no? – via social network.

Che tipi sono?

Per cominciare a conoscere con un po’ d’anticipo dei delegati che magari risultano del tutto sconosciuti, ci si può documentare su Internet: le loro dichiarazioni alla stampa, eventuali interviste, ecc. Utile pure sapere chi è di solito il portavoce di un’azienda.

La puntualità innanzitutto

Calcolare i tempi necessari a raggiungere le sale riunioni è fondamentale. È preferibile arrivare in anticipo, socializzare, ripassare gli interventi, anziché arrivare con il fiatone all’ultimo momento.

La cordialità aiuta

Presentarsi con un sorriso e una stretta di mano convinta ai propri clienti, ancorché potenziali, è importantissimo. Una buona figura comincia da qui.

Tempi concordati

Dato che nell’arco di una giornata si presentano spesso numerosi imprevisti, è opportuno comprimere, se necessario, la durata del meeting. È buona norma domandare al cliente prima di iniziare di quanto tempo dispone.

Che piacere (ma senza esagerare)!

Una delegazione va accolta con cortesia, sottolineando che l’incontro che sta per svolgersi è una piacevole occasione. Non c’è bisogno di andare oltre o di diventare svenevoli.

Predisporsi al futuro

I primi incontri sono propedeutici, in attesa di consolidare un rapporto. Dunque, va bene fare buona impressione, ma non bisogna spingere né illudersi di concludere il dibattito con un contratto.

Individuare gli obiettivi

In un’ora di scambio è vitale non sprecare nemmeno un minuto. Perciò proporsi come interlocutori seri è sacrosanto, ma lo scopo è capire a fondo quali sono i problemi che l’ospite deve risolvere.

Ci vuole pazienza

A volte il business non si suggella nell’arco di un paio di chiacchierate. Quindi, fintanto che c’è un’intesa, è bene coltivare con costanza il contatto che si è stabilito.

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