Ottimizzare una riunione aziendale

Una riunione opportunamente organizzata evita sciupii di tempo a chi la presiede e a chi vi partecipa, anche a distanza. Ecco qualche dritta per non fare errori o, almeno, per limitarli.
del 18/09/14 - di Tonya Puleo

Prima ancora di avvertire i dipendenti e prenotare o allestire le sale riunioni, il responsabile di un’azienda deve avere ben presenti i propri obiettivi, onde evitare inutili sprechi di energie per tutti. Intanto, è il caso di avere le idee chiare sulla natura dell’“adunata”.

Tipologia degli incontri

Alcune riunioni sono decisionali, servono cioè a debellare una difficoltà da poco insorta oppure ad adottare una nuova linea d’azione (quale potrebbe essere una riforma del ramo commerciale). Ci sono poi quelle informative, pensate per mettere a parte gli impiegati di dati relativi alla progressione degli affari, ma adatte anche a proposte, dimostrazioni, dibattimenti. Infine, ci sono quelle operative: ci si ritrova per realizzare una strategia, o magari una presentazione o un catalogo.

Valutare attentamente!

Coordinare nel miglior modo, si diceva. È importante perché si sottrae un paio d’ore operative al personale, e in qualche caso al pagamento delle sale riunioni si aggiunge quello degli spostamenti (taxi, aerei…) da rimborsare agli intervenuti. Perciò coloro che contattano, e anche coloro che debbono rispondere (ammesso che abbiano facoltà di tirarsi indietro), debbono anzitutto porsi qualche domanda. Anzitutto: conviene? Ci sono delle buone ragioni per indire o per esserci? Quali vantaggi ne conseguiranno? Esiste un’altra via per raggiungere il medesimo scopo? È possibile stabilire, anche a posteriori, se e quanto è utile vedere i colleghi? Si fanno troppe riunioni futili per ora? Ci sarà uno scambio proficuo fra i partecipanti o si alimenteranno i motivi di tensione?

Cominciare dall’ABC

In realtà, sono tre le regole auree da seguire: limitare, per l’appunto, le occasioni di riunione a un numero essenziale; ridurre il numero dei convocati, chiamando soltanto gli interessati a un determinato argomento (il numero massimo consigliato è di 8 persone); accorciare la durata dell’incontro a 45-60 minuti.

Un modo per staccare

Certo, se si immagina il ritrovarsi attorno a un tavolo come alternativa alla routine e come l’opportunità di sfoggiare le proprie capacità, allora si può fare. Purché non si improvvisi completamente, non si pianifichi un ordine del giorno, non si perda il controllo, non si vanifichino le decisioni.

Ostacoli comuni, non credete?

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