Più flessibilità in Aeonvis grazie alla Digital Transformation di Ricoh

Aeonvis sceglie le tecnologie Ricoh per migliorare la Collaboration e la gestione delle sale riunioni.

Presente in Italia con tre sedi (Milano, Torino e Padova), Aeonvis è una società di consulenza organizzativa e tecnologica che sviluppa e realizza programmi di cambiamento integrando processi, organizzazione, persone e tecnologie. Aeonvis guida le aziende nell’innovazione, ma prima di tutto è in grado di trasformare se stessa per perseguire obiettivi di efficienza e cavalcare l’onda dell’evoluzione digitale.

Migliorare l’efficienza delle riunioni
Il trasferimento della sede di Milano presso un nuovo edificio è stata l’occasione per compiere un ulteriore passo avanti nella Digital Transformation. “Per farlo abbiamo scelto Ricoh”, spiega Stella Lerario, HR Specialist di Aeonvis. “La prima novità ha riguardato l’installazione di una lavagna interattiva nella sala riunioni principale. Prima utilizzavamo una lavagna a fogli mobili o, in alternativa, effettuavamo proiezioni sulla parete. Avevamo quindi necessità di uno strumento che, da un lato, rendesse le presentazioni verso i clienti più professionali e di qualità e, dall’altro, che ci consentisse di migliorare l’efficienza delle riunioni interne e delle attività di formazione, anche a distanza”.

Velocità e flessibilità per competere sul mercato di oggi
Ricoh Interactive Whiteboard D7500 risponde a queste esigenze: grazie a questo vero e proprio hub di collaborazione le presentazioni sono più interattive ed efficaci. Si pensi ad esempio alla possibilità di scrivere note sui documenti visualizzati per poi condividerli in tempo reale sui dispositivi mobili dei partecipanti alla riunione oppure di integrare la lavagna ad una soluzione per la videoconferenza. Quest’ultima funzionalità è particolarmente utile per la formazione a distanza. “Aeonvis può contare su 150 persone su tutto il territorio italiano. Spesso organizziamo corsi e riunioni nella sede di Milano e abbiamo necessità di coinvolgere anche i consulenti di Torino e Padova. I colleghi connessi da remoto possono visualizzare la presentazione sul proprio pc e connettersi in videoconferenza per seguire il relatore. Questa innovativa modalità di comunicazione è ideale qualora sia necessario organizzare meeting all’ultimo minuto. Le tecnologie ci aiutano ad essere più veloci e flessibili, due caratteristiche fondamentali per competere sul mercato di oggi”. Per velocizzare il collegamento tra i pc dei partecipanti alla riunione e la lavagna interattiva, Aeonvis ha scelto il dispositivo Barco ClickShare. Si tratta di un sistema wireless molto simile ad una chiavetta Usb per dimensioni e funzionamento grazie al quale è possibile condividere i contenuti del proprio pc sulla lavagna.

Spesso per le aziende è difficile gestire le prenotazioni delle sale riunioni e delineare un quadro preciso dell’utilizzo di questi spazi. Aeonvis ha deciso di rendere l’ambiente di lavoro più efficiente e produttivo scegliendo un sistema di room booking basato sul cloud. Prima le prenotazioni venivano gestite manualmente per cui gli utenti comunicavano al reparto amministrativo, di persona o mediante mail, la richiesta per una sala. Serena Ettari, che si occupa dei servizi generali e IT, commenta: “Non avendo accesso immediato alle informazioni sulla disponibilità delle sale, per i dipendenti - in modo particolare per quelli che operano fuori sede - era difficile organizzare riunioni impreviste o controllare che una sala fosse realmente occupata. Ora è tutto più semplice. Gli utenti possono prenotare gli spazi mediante Google Calendar oppure tramite una app installata su smartphone o tablet. Questa seconda possibilità è molto apprezzata da tutti dal momento che l’età media in Aeonvis è bassa e gli utenti sono abituati ad utilizzare queste tecnologie”. Nella sede di Milano vi sono 4 sale riunioni; di fronte ad ognuna è stata posizionata una segnaletica digitale che mostra i dettagli della disponibilità dello spazio. Prima di entrare in una sala prenotata, i dipendenti devono registrarsi sul display mediante pin. In questo modo viene registrato l’inizio di una riunione, per cui leggendo le informazioni sul display si capisce immediatamente che una sala prenotata non è stata poi effettivamente utilizzata ed è possibile procedere con una nuova prenotazione.

Un supporto completo per tutte le fasi del progetto
“Al tool per la prenotazione si aggiunge un sistema per il monitoraggio dell’utilizzo degli spazi”, spiega Serena Ettari. “In questo modo raccogliamo le informazioni necessarie per migliorare ulteriormente questi aspetti e riceviamo alert in caso di malfunzionamento. Trattandosi di un sistema basato sul cloud, il fornitore interviene da remoto per risolvere le problematiche. Anche gli aggiornamenti e la manutenzione preventiva sono svolti direttamente dal nostro partner. Questo è per noi un grande vantaggio dal momento che non disponiamo di un reparto IT interno. Abbiamo scelto Ricoh proprio per la sua capacità di affiancarci in tutte le fasi del progetto, dalla consulenza per individuare le tecnologie più adatte, all’installazione dei sistemi al supporto costante per trovare soluzioni sempre nuove ad accompagnarci nel cammino verso l’innovazione”.

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Ricoh Italia

Responsabile account:
Marta Oldani (Editor and Media Relations)

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