Segretaria low cost: meglio virtuale o in comproprietà?

L'attuale crisi economica impone ai professionisti e alle aziende un contenimento dei costi di gestione: anche il segretariato, malgrado l'importanza del ruolo svolto, è diventato un lusso per molte imprese. Con la complicità delle nuove tecnologie ecco il fiorire di forme di servizi segretariali "non tradizionali", flessibili e low cost : dalla segretaria virtuale a quella in comproprietà dei business centers...

C'era una volta la segretaria tradizionale...
Persona di fiducia, di comprovata e pluriennale esperienza, in grado di assistere, supportare, consigliare e, talvolta, persino condizionare il titolare nell'esercizio della sua attività professionale o imprenditoriale: la segretaria per decenni è stata una figura di imprescindibile importanza strategica all'interno dell'azienda. Gestione degli appuntamenti e delle scadenze, apertura e chiusura degli uffici, organizzazione della pulizia e manutenzione, risposta telefonica, accoglienza clienti, gestione dei rapporti con dipendenti e fornitori sono solo alcuni dei compiti da sempre delegati alla segreteria dal titolare dell'attività al fine di poter dedicare il suo tempo esclusivamente al core business. Ma il contributo del personale di segreteria ha sempre travalicato l'ambito dell'efficienza aziendale estendendosi anche e, almeno in alcuni settori professionali, soprattutto a quello dell'immagine e rappresentanza: il successo e l'importanza di un'impresa sono direttamente proporzionati al numero e alla professionalità del personale di segreteria, che ne costituisce il primo e più importante "biglietto da visita" oltre che canale di contatto con la clientela. A titolo puramente esemplificativo, ma dimostrativo di questa concezione già ampiamente diffusa tra la fine degli anni '80 e inizio dei '90 (ma certo non scomparsa neppure oggi), basti pensare alla carriera del ragioniere Ugo Fantozzi (impersonato da Paolo Villaggio) nel celebre film "Fantozzi alla riscossa" del 1990, scandita, tra l'altro, dal numero e dal "look" delle assistenti segretariali: "primo scatto: <>, aveva diritto a: segretaria in minigonna, cartella per la firma in pelle di vitello e macchina con autista a disposizione. Secondo scatto: <>: due segretarie in body, quattro telefoni cellulari, cartelle per la firma in pelle di cobra... e fastosa limousine con autista omosessuale. Terzo scatto di Fantozzi: <>: quattro segretarie in topless, cartelle per le firme in pelle umana di extracomunitario... elicottero personale e tre portaborse..." (Voce narrante del film).
Ai giorni nostri, invece, il servizio di segretariato e reception, malgrado il ritorno in termini di efficienza e immagine aziendale, è spesso percepito come un lusso sacrificabile sull'altare del risparmio: le spese e gli oneri in materia previdenziale e di sicurezza, unitamente al costo del lavoro e a spese gestionali già elevate, scoraggiano spesso, soprattutto le piccole imprese e le start up, ad assumere personale di segreteria. Le nuove tecnologie, d'altro canto, agevolano gli imprenditori a provvedere personalmente e direttamente a molte mansioni tradizionalmente segretariali: basti pensare all'email che ha completamente eliminato la necessità di dettare e spedire lettere cartacee, al cellulare che ci rende raggiungibili ovunque ci troviamo e dunque anche fuori ufficio, alla domotica che consente di aprire a distanza porte e serrande nonchè di regolare gli accessi agli uffici, ecc.
...Oggi, invece, Virtual Assistant e personale dei Business Centers!
Le recenti innovazioni tecnologiche, tuttavia, se per un verso hanno agevolato l'eclissi della figura della segretaria consentendo il "fai da te" imprenditoriale, dall'altro lato hanno reso possibile la nascita e la diffusione di servizi segretariali "atipici", poichè erogabili a distanza e, dunque, al di fuori della sede aziendale di interesse. Il riferimento è al cd. Segretariato virtuale, ossia il servizio di risposta telefonica a distanza reso da un'assistente multilingue (cd. Virtual Assistant) fuori sede a qualsiasi ora del giorno e della notte. Servizio reso tecnicamente possibile dalle nuove tecnologie Voip, unitamente al centralino telefonico e al trasferimento di chiamata dal proprio numero e completato sovente da un'apposita App con notifiche in tempo reale sulle chiamate ricevute, ovvero da report via mail o WhatsApp (e simili). Ormai navigando online ci si imbatte in numerose aziende specializzate che forniscono questa forma innovativa di segretariato che ha trovato ampia diffusione poichè all'efficienza e all'immagine coniuga un forte risparmio sui costi e una grande flessibilità: i prezzi mensili del servizio, infatti, non sono nemmeno lontanamente paragonabili a quelli di una segretaria tradizionale e, oltre a vantaggi e semplificazione fiscali, quasi sempre il contratto può essere rinnovato o disdetto anche mensilmente e, dunque, in base alle necessità del momento. Ovviamente il segretariato virtuale ha un limite per così dire insuperabile: per sua intrinseca natura, infatti, l'assistente virtuale non è fisicamente presente nella sede aziendale, non essendo dipendente dell'impresa ma rendendo un servizio a distanza in regime di outsourcing; il che costituisce un indubbio punto debole del servizio poichè spesso il cliente che ha telefonato si aspetta poi di trovare in ufficio e chiede espressamente di parlare con la persona con cui ha dialogato al telefono, con conseguente ricaduta negativa in termini di immagine e rappresentanza. Proprio per queste ragioni il servizio sembra più adatto alle imprese che vendono beni o erogano servizi online, mentre i professionisti e gli imprenditori che ricevono i clienti in una sede fisica dopo un primo contatto telefonico raramente riescono a privarsi di un assistente presente "in carne e ossa" in ufficio: in tali casi, infatti, la necessità non è solo quella della risposta telefonica, ma anche e forse soprattutto quella dell'accoglienza dei clienti, ossia accanto al servizio di segretariato telefonico urge anche quello di reception.
In considerazione di ciò appaiono più completi i servizi di segretariato resi dai Business Centers, ossia strutture specializzate nella gestione di uffici temporanei "chiavi in mano", cioè già arredati e accessoriati con tutto l'occorrente per un pronto avvio dell'attività: all'interno dei Centri Ufficio, infatti, accanto alla disponibilità dell'ufficio il professionista o imprenditore beneficia, quasi sempre senza oneri o costi aggiuntivi rispetto al canone, del servizio di segretariato e reception reso da un operatore specializzato in maniera personalizzata. In tal caso l'assistente, che pure non è dipendente dell'imprenditore o professionista ma del Centro e rende i suoi servizi in outsourcing, è fisicamente presente negli uffici e accoglie la clientela presente in sede: il risparmio rispetto ai costi di una segretaria tradizionale deriva nel caso di specie dalla logica della condivisione, ossia dal fatto che il personale del Business Center rende il servizio non in modo esclusivo ma a tutti i clienti del Centro seppure in modo personalizzato. "Uno dei plus del nostro servizio ufficio è senz'altro il segretariato: avere a disposizione gratis, ossia senza costi aggiunti al canone mensile, del personale di segreteria e reception che smista il traffico telefonico, fax e la corrispondenza e filtra le visite anche in tua assenza è un vantaggio notevole rispetto ai propri competitors", afferma la dott.ssa Capuano Maria Rosaria, front office manager del Centro Uffici Aversa, uno dei più noti Business Center campani in provincia di Caserta. "Peraltro il servizio è fortemente personalizzabile: è il Cliente stesso a dirci come parametrarlo sulle proprie esigenze individuali a seconda delle circostanze. Così, ad esempio, per la ricezione delle telefonate se il Cliente è presente nei nostri uffici possiamo trasferirle direttamente al Suo interno, ma anche se è assente possiamo girarle ad es. sul Suo cellulare o sul numero fisso di un'altra sede: in tal modo è come se il Cliente fosse sempre presente in ufficio. Altri Clienti, invece, preferiscono ricevere soltanto un report per poi richiamare quando sono liberi: l'esempio classico in tal caso è quello dell'avvocato che si trova in tribunale, ma dato il rapporto giornaliero che si instaura è possibile sempre modificare le istruzioni operative date in precedenza. Anche l'accoglienza clienti avviene in base alle indicazioni individuali: così per esempio, in assenza del Cliente dal Centro, possiamo dare un recapito di cellulare o fissare un appuntamento, ecc. Il servizio è indispensabile dato che attualmente si è spesso fuori sede, ma non si ha tempo e/o non si vuole investire denaro per cercare, selezionare e formare il personale di segreteria e reception: in mancanza anche ricevere una raccomandata o un plico è problematico. In più si instaura anche un rapporto fiduciario e ci si possono scambiare consigli e opinioni...". Efficienza, rappresentanza, flessibilità e risparmio si coniugano in tal caso in un'eloquente sintesi che, tuttavia, non elimina il contatto umano e il rapporto personale: una piacevole rarità per il contesto in cui viviamo!

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Centro Uffici Aversa

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Nicola Pisano (Titolare)

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