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Soluzioni aziendali facili e veloci: le potenzialità di un gestionale

October 7 2021
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Snellire e automatizzare i processi aziendali può essere uno dei passaggi fondamentali per avere una gestione efficace, soprattutto nelle medie e grandi realtà aziendali. Per tale ragione, può essere utile utilizzare un software che faciliti le operazioni di controllo dell’attività, nonché incoraggiare o facilitare la cooperazione di gruppo, la collaborazione e la corretta rendicontazione dei progetti. Vi spieghiamo, quindi, tutte le potenzialità di un gestionale.

Snellire e automatizzare i processi aziendali può essere uno dei passaggi fondamentali per avere una gestione efficace, soprattutto nelle medie e grandi realtà. Per tale ragione, può essere utile utilizzare un software che faciliti le operazioni di controllo dell’attività, nonché incoraggiare o facilitare la cooperazione di gruppo, la collaborazione e la corretta rendicontazione dei progetti. La maggior parte delle soluzioni software per la gestione, infatti, organizza anche l’attività dei dipendenti e delle risorse interne, l’assegnazione delle mansioni e gli orari, l’analisi dei rischi e molto altro ancora.
Per soluzioni software per la gestione aziendale intendiamo “il gestionale”, termine ampio che può valere anche per il software di gestione finanziaria, software di customer relationship, gestione delle risorse o software di gestione del magazzino.

Come scegliere un gestionale

Se sei pronto per iniziare a cercare le migliori soluzioni software per la gestione, puoi incominciare con un’analisi delle tue esigenze specifiche. Di quali funzionalità hai bisogno per gestire il tuo lavoro? La semplice ricerca di tutti gli strumenti disponibili sul mercato non è sufficiente. Prendi in considerazione quanti progetti devi gestire alla volta e scegli il software in grado di aiutarti e fornire al meglio le soluzioni di cui hai bisogno.

"ll miglior software di gestione possiede caratteristiche che rendono il processo aziendale semplice e veloce".

Con migliaia di strumenti sul mercato, può essere scoraggiante trovare il migliore per la tua azienda. Troppo spesso i team leader acquistano un gestionale solo per scoprire in pochi mesi di essere gli unici ad utilizzarlo, poiché complesso. Quando si confrontano i vari strumenti, bisogna infatti ricordare che quello giusto dovrebbe soddisfare due requisiti principali: in primo luogo, dovrebbe avere tutte le funzionalità di cui ha bisogno un Project Manager. In secondo luogo, lo strumento dovrebbe essere qualcosa che l’intero team è disposto ad utilizzare. Prima di far sviluppare o di utilizzare un nuovo gestionale, rifletti bene su questi punti:

1) Definisci le esigenze che dovrà soddisfare il tuo gestionale;
2) Ricerca il miglior strumento da utilizzare;
3) Fai dei test;
4) Ottieni feedback dal tuo team;
5) Valuta il costo;
6) Ottieni il consenso dei dirigenti;
7) Acquista il tuo software di gestione;
8) Analizza con una retrospettiva.

Quando si esaminano tutte le opzioni per un gestionale, è necessario chiedersi: risolve questi problemi? Se la risposta è no, rimuovi lo strumento dalla tua lista per evitare di farti distrarre da demo caratterizzati da un’ottima interfaccia utente ma con funzionalità che non utilizzerai mai. Puoi anche utilizzare questo elenco come punto di partenza per definire quali funzionalità desideri in uno strumento di gestione dei tuoi progetti. Contrassegna ogni funzione come priorità alta, media o bassa per capire subito se ti troverai di fronte al gestionale che fa per te.

Da cosa è formato un gestionale?

I gestionali sono caratterizzati da una dashboard che funge da base di partenza e fornisce l’accesso alle principali funzionalità del software. Dalla dashboard gli utenti possono spesso creare nuovi progetti, nonché gestire e organizzare quelli vecchi. In molte occasioni, essa ospita anche una panoramica dei progetti attivi e completati, a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento. Questa può essere condivisa con l’intero team, offrendo a tutti un facile accesso alle loro attività pertinenti.
Il software di gestione offre quindi agli utenti la possibilità di consolidare le attività lavorative su un’unica piattaforma centrale, consentendo loro di risparmiare tempo ospitando tutti gli strumenti delle attività in un unico posto condiviso. I progetti e le attività in genere possono essere creati (o richiesti, se un supervisore deve approvare il progetto prima che inizi) direttamente nel gestionale. Una volta creato un progetto, hai accesso a una varietà di strumenti per organizzare e coordinare i propri aspetti specifici, nonché per garantire la responsabilità per la tempestività e la qualità delle attività assegnate. Alcuni software dispongono anche di chat integrate che rendono la collaborazione di gruppo istantanea e diretta.
A seconda poi, della natura del progetto da portare avanti, potrai scegliere se utilizzare un CRM (Customer Relationship Management) o un ERP (Enterprise Resource Planning). Il primo gestisce progetti più semplici e monitora pochi parametri alla volta, mentre il secondo è fatto per lavori più complessi, poiché gestisce in modo coordinato molteplici attività aziendali: dal ciclo amministrativo all’area commerciale, passando per la gestione dei magazzini, delle risorse umane e infrastrutturali e per la pianificazione delle attività di marketing.

Quali problemi aziendali possono essere risolti con un gestionale

Se sei un Project Manager, sarai sicuramente d’accordo che l’esecuzione del progetto di un cliente a volte è impegnativa. Tuttavia, un software di gestione può aiutarti appunto a gestire tutte le attività senza problemi e facilitare così l’organizzazione e l’esecuzione dell’intero lavoro.
Che cosa fanno, quindi, esattamente gli strumenti di gestione in modo che il processo aziendale funzioni senza intoppi?
Ti informano sui compiti da portare a termine tramite notifiche in tempo reale;
Non è necessario utilizzare app di comunicazione di terze parti per discutere di ciò che è necessario con le persone coinvolte nel progetto e quindi con il team. Tutto ciò avviene all’interno della medesima piattaforma;
Sarà più facile lavorare sui compiti che si basano su priorità e scadenze;
Rende più conveniente il monitoraggio delle insidie e dei rischi che possono normalmente nascere, assegnando compiti ai membri del team che sono responsabili della risoluzione del problema;
Puoi risparmiare tempo se si tratta di lavori ripetuti. Basta creare una sequenza;
Fai una rapida panoramica, vedi lo stato di lavoro di ogni dipendente e il tempo che hanno dedicato ad un lavoro in particolare ogni qualvolta lo ritieni necessario;
Ottieni report automatici e calcoli delle KPI con l’aiuto dei grafici;
Gestione efficiente delle attività;
Sicurezza dei dati.
Consulenti, fornitori di servizi e agenzie di marketing, tutti possono utilizzare e avere bisogno di un gestionale. Chiunque abbia dei clienti ha bisogno di un mezzo per stimare, tracciare, fornire ed essere pagato per i propri servizi con uno strumento che consenta loro di sostenere un lavoro di alta qualità, alimentare la creatività e mantenere i clienti coinvolti e soddisfatti.

Se sei pronto per iniziare a valutare lo sviluppo di un gestionale per la tua azienda, puoi contattarci e ricevere una prima consulenza gratuita. Intanto puoi controllare alcuni dei nostri lavori più importanti presenti sul nostro sito: www.dotitsrl.it





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Francesca D'angiò
Web content strategist e copywriter - Dotit Srl
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