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3 fattori da tenere sempre a mente per organizzare un evento di qualità

February 5 2018
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In 3 semplici consigli, spieghiamo come organizzare un evento aziendale o privato di qualità

Quando si tratta di organizzare un evento di qualità si devono sempre tenere a mente alcuni fattori utili al fine di poter rendere efficace la festa che si andrà ad organizzare.

 Spesso si tende a sottovalutare l’importanza che ha un'ottima programmazione, pertanto attraverso questo articolo proviamo a fornirvi qualche consiglio utile attraverso 3 punti fondamentali. Il fine ultimo è quello di poter organizzare eventi aziendali di qualità.



1. In primis l'obiettivo e la promozione




È centrale, riconoscere cosa si vuole raggiungere attraverso lo svolgimento dell'evento è importante perché ci permetterà di organizzare una to-do list mirata e una programmazione volta al raggiungimento dell'obiettivo. Se attraverso un evento desidero ad esempio convertire invitati in Clienti da fidelizzare, allora dovrò sorprenderli e gratificarli attraverso una serie di azioni che permetteranno di avere un ricordo indelebile e speciale. Una volta stabilito l'obiettivo e la strategia, dovrò a questo punto sviluppare tutta la comunicazione necessaria, che sia offline oppure online, ad esempio attraverso un sito web che possano pubblicizzare l'evento e naturalmente aprire e gestire canali social e video virali che stimolino.





2. Location, Catering e sicurezza




Selezionare una location mozzafiato e valutarne ogni costo extra. La location sarà selezionata anche in base alla logistica da gestire poiché questa, potrebbe far alzare i budget in modo esponenziale. Facciamo un esempio: cerchiamo di organizzare un evento aziendale sul lago di Como ma i nostri ospiti arrivano da Milano o altre città. Dovrò quindi valutare l'ipotesi di organizzare trasferimenti per ogni invitato, hostess per garantirgli tranquillità etc.. pertanto aumenterò di gran lunga i costi riferiti ai trasferimenti e alla logistica. Considerare poi un Catering esterno e di alta qualità sempre se la location non possa offrirne uno allo stesso livello. Il cibo e il beverage sono considerati fondamentali per la buona riuscita dell'evento, la qualità delle portate e/o dei drink servizi permettono di incrementare la soddisfazione dell'invitato. Ancora più importante è la sicurezza, si perché un evento aziendale deve poter essere svolto in totale tranquillità. Ed ecco che serviranno permessi e team destinato alla sicurezza degli invitati.





3. Un evento ha sempre un momento speciale




Il momento speciale è considerato il miglior modo per segnare e rendere indelebile l'evento. Il momento speciale dovrà sorprendere ed essere integrato nella programmazione in modo perfetto. Questo potrà essere di qualsiasi genere ciò che importante è che sia mirato al focus e all'obiettivo preposto, in modo che possa aiutare a convertire in risultato.
Vediamo quindi quanto sia complesso e quante cose ci siano da pensare durante la messa in opera del nostro evento. Il tempo da dedicare all’organizzazione di un momento così importante e il dispendio di energia sarà davvero molto e dovrà naturalmente essere messa in campo la giusta competenza e tutta l’esperienza necessaria.

Pertanto se non si hanno risorse aziendali interne da destinare a tale progetto, ci si dovrà affidare ad un team di altissima professionalità e soprattutto di esperti nel settore; tendenzialmente é una agenzia di comunicazione ad offrire tali servizi e questa dovrà sempre cercare di offrire al cliente la giusta consulenza e tutte le risorse creative necessarie da destinare alla buona anzi ottima riuscita dell’evento, renderlo così unico e speciale agli occhi di ogni invitato.




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