La leggenda dell’ufficio in cui non serve la carta

Un tempo si pensava che nel 21° secolo sarebbe arrivata la fine delle stampanti e l’inizio dell’era dell’ufficio senza carta. A quanto sembra, invece, le persone preferiscono ancora le copie fisiche a quelle digitali.

Con l’avvento dell’era digitale molte persone erano convinte che grazie a strumenti come e-mail, FTP, VoIP, PDF, e chiavette USB ad altissima capacità si sarebbe potuta finalmente annunciare la fine della stampante da ufficio. A quanto sembra, però, questa previsione legata ad un ufficio in cui non ci usa la carta non si è mai veramente materializzata.

Certamente alcuni strumenti di lettura di documenti digitali per smart phone e PDA sono utili per chi viaggia di frequente ed ha quindi spazio limitato per portare documenti cartacei; anche gli e-book e i giornali online sono molto pratici, ma richiedono una certa predisposizione per gli strumenti digitali. Oggigiorno la maggior parte delle persone preferisce ancora le copie cartacee di documenti, libri e giornali.

Leggere un giornale sfogliandolo dà una sensazione molto più piacevole rispetto a quella che si ha scrollando le pagine sul monitor del proprio pc. Inoltre, una brochure ben rilegata e piena di colori recapitata sulla scrivania di un potenziale cliente ha sicuramente più possibilità di successo rispetto ad una e-mail nella casella di posta.

Con l’avvento di internet si pensava che non ci sarebbe più stato bisogno di stampare documenti. Si pensava che la facilità con la quale ci si scambia documenti attraverso la rete avrebbe reso obsoleto l’uso del fax o della posta tradizionale. L’e-mail è diventata una delle principali forme di comunicazione, ma per quanto riguarda i libri e i giornali l’evoluzione completa non c’è ancora stata e la gente preferisce ancora leggere le copie cartacee: è più riposante per gli occhi e dà la possibilità anche a chi non possiede una PDA di portare le copie con sé e leggerle quando si vuole.

Non tutto, però, può essere fatto attraverso e-mail. Molte aziende hanno ancora la necessità di spedire comunicazioni in formato cartaceo ai propri clienti e affidare il lavoro ad aziende specializzate nella stampa può essere molto costoso e controproducente quando c’è la necessità di stampare in fretta dei documenti.

Questa è la ragione per la quale molte aziende continuano ad avere almeno una stampante ad alta qualità pronta per ogni evenienza, ovvero per quando un PDF o un’e-mail non sono sufficienti e serve una copia cartacea di un determinato documento.

La qualità offerta da molte stampanti laser permette alle aziende di evitare di affidare a terzi la stampa di importanti documenti. Con una risoluzione che arriva a 1200x1200 dpi, una velocità di 40 pagine/minuto (PPM) ed una capacità di 2100 fogli suddivisi in 5 cassetti anche una sola stampante può svolgere molto lavoro ad alta qualità.

Inoltre, molte persone sostengono che la carta permette un approccio più collaborativo al lavoro rispetto a quanto si possa fare con i computer. La carta può essere piegata, utilizzata per scrivere e fatta girare con facilità e questo è il massimo quando si devono condividere idee e progetti. Lo stesso si può fare su un computer, ma sicuramente questo offre molta meno flessibilità e potrebbe rappresentare un ostacolo per la creatività e la collaborazione.

Se si pensa agli strumenti di marketing che il mondo digitale mette ora a disposizione delle aziende, si potrebbe certamente pensare che gli strumenti di marketing tradizionali siano destinati a venire dimenticati: ma non è così. Al momento sembra che il marketing online e quello offline possano convivere pacificamente e le aziende possono usare strumenti come le stampanti laser per creare materiale in formato tradizionale che completa o interagisce con quello digitale.

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