Team building: come organizzare un evento aziendale

Esistono molti tipi di eventi aziendali: formativi, celebrativi, incentive... e tutti possono dare spazio a un'attività di team building. Come organizzarla?

Il team building fa parte ormai della cultura aziendale mondiale. Sono sempre di più i momenti in cui un evento di team building può avere un ruolo determinante nel contesto organizzativo. Può servire a incentivare i collaboratori, a ricompensare il team per i risultati raggiunti, a fidelizzare e creare spirito di squadra. Come si fa a organizzare un team building aziendale che non sia solo efficace, ma anche appassionante da vivere?

Per poter scegliere il tipo di format da praticare, dovremo rispondere prima a 5 domande: perché, quando, chi, dove, come e cosa.

Perché: il fine del nostro evento aziendale. Vogliamo formare il team e cambiare l’atteggiamento delle persone nei confronti del lavoro di squadra, stimolare i comportamenti positivi e superare le resistenze? Allora il nostro sarà un training, che potrà essere svolto in aula oppure attraverso i metodi della formazione esperienziale. Oppure vogliamo premiare i dipendenti, creando un’esperienza memorabile che li fidelizzi rispetto all'azienda e migliori lo spirito di squadra? Allora si tratterà di un evento incentive, adatto all’occasione di un family day o una festa, oppure per accogliere clienti stranieri.

Quando: qual è l'occasione dell'evento? Si tratta di un momento di crisi o viceversa di un'occasione festosa e celebrativa? C'è forse una crisi di mercato o viceversa una crescita molto forte? C'è stata una fusione o un'acquisizione che obbliga i membri del team a interagire con persone dalla cultura aziendale e personale differente? Oppure siamo nell'ambito di un meeting o di una convention? Qual è la stagione e l'ora della giornata in cui l'evento sarà svolto?

Chi: i partecipanti. Sono membri di uno stesso team aziendale, di più team della stessa azienda, venditori, oppure clienti? Hanno età e livello gerarchico simile o differente? Si tratta di un team multiculturale o di un ambiente uniforme?

Dove: la location ha il compito fondamentale di creare il mood giusto nei partecipanti. Possiamo optare per un resort di lusso per impressionare i top manager o i clienti più importanti, o creare un’atmosfera esclusiva per una festa aziendale. O una location rustica in campagna per ospitare un programma formativo al contatto con la natura e sottolineare l’interesse per le tematiche ecologiche. Oppure un hotel in città o in prossimità di un aeroporto, comodo soprattutto per i partecipanti che arrivano da paesi lontani. O infine una baita in montagna, meno agevole da raggiungere ma perfetta per gli eventi di azione e avventura.

Cosa: qual è il format di team building che andiamo a organizzare? Esiste un centinaio di tipologie diverse tra eventi outdoor, culinari, musicali, creativi, di avventura, "social"...

Una volta chiariti tutti questi punti preliminari, si può procedere all'organizzazione vera e propria. Se non ci stiamo affidando a professionisti esterni, bensì all'event manager interno all'azienda, dobbiamo comunque contattare una serie di fornitori per servizi accessori. E qui si pone il problema di come riconoscere un fornitore valido. C'è un metodo bizzarro ma estremamente efficace noto come "Metodo Van Halen". Questo gruppo musicale ha l'abitudine di inserire nel contratto con gli organizzatori del concerto una clausola insolita: pretendono che nel backstage sia posizionato un contenitore di M&m’s con cioccolatini di tutti i colori escluso il marrone, pena scioglimento immediato del contratto e rimborso completo.

La richiesta dei Van Halen sembra assurda solo al primo sguardo. Serve infatti a uno scopo ben preciso: scoprire se gli organizzatori siano abbastanza attenti da leggere il contratto completamente, fino alle ultime clausole. Se il fornitore si dimentica di togliere le M&m’s marroni, questo significa che non è sufficientemente accurato e che potrebbe trascurare altri dettagli importanti dell'evento.

Infine, ribadiamo: non è affatto impossibile pensare a tutto ciò internamente all’azienda. Per avere successo e lasciare un bel ricordo ai partecipanti, un evento aziendale necessita di una meticolosa organizzazione. Nulla deve essere lasciato al caso; non bisogna sottovalutare i possibili errori e imprevisti. Ricordiamo di:

fare una checklist delle cose da fare e dei materiali da controllare;
distinguere ruoli e responsabilità;
essere presenti in tutte le sedi dell’evento;
coordinare le tempistiche di regia, catering, audio e luci;
prestare attenzione ai feedback dei partecipanti;
far rispettare la scaletta della giornata.

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