Il modulo lex di top consult e' gia' conforme alle nuove regole per la conservazione digitale dei documenti

l nuovo modulo per la conservazione a norma di legge recepisce con due anni di anticipo la recente normativa sulla conservazione digitale: consente così di adeguarsi per tempo alle nuove regole, utilizzando nello stesso tempo i vantaggi delle numerose nuove funzionalità

Torino, 16 aprile 2015 – Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti da quasi 30 anni e pioniere nella conservazione digitale degli stessi, annuncia il modulo Lex del sistema documentale TopMedia Social NED. Il nuovo modulo, progettato per la conservazione digitale a norma dei documenti, recepisce già la recente normativa che riguarda le “Regole tecniche in materia di conservazione” emanate in riferimento all’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Le nuove regole, pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014, entreranno in vigore in modo obbligatorio 36 mesi dopo la pubblicazione e cioè il 12/3/2017; fino ad allora sono valide anche le regole di conservazione precedenti basate sulla delibera CNIPA N.11/2004.

“Il nuovo modulo Lex è in anticipo di due anni rispetto all’entrata in vigore della nuova normativa – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. In realtà la scadenza di legge non è lontana: conviene adeguarsi per tempo e applicare fin da subito le nuove regole con la collaborazione di un partner esperto come Top Consult, pioniere della materia (avendo realizzato oltre 15 anni fa per il Comune di Pesaro il primo archivio digitale a norma di legge in Italia), in modo da arrivare alla scadenza ben preparati e già rodati”.

Le nuove regole definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti (aggregazione di più documenti informatici); i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione; rendono obbligatorio il manuale della conservazione, in cui vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.

Lex adotta le strutture dati e gli standard prescritti in particolare nell’art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione e viene impiegato sia per la conservazione in house sia per quella in outsourcing. Una copia del documento presente in gestione viene replicata e portata nell’ambiente di conservazione, qui il file viene firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file XML di tipo IDC (indice di conservazione) anch’esso firmato e marcato temporalmente. Nelle soluzioni in outsourcing, offerte in SaaS, Top Consult assume il ruolo di Responsabile della Conservazione; il servizio prevede la produzione del Manuale della Conservazione, certificabile dal legale.

La consultazione e l’esibizione dei documenti conservati possono avvenire mediante uno dei client messi a disposizione dalla piattaforma documentale TopMedia Social NED: Surfer, Surfer Web e Surfer Mobile, quindi anche in remoto e in mobilità. In particolare Surfer Mobile, progettato con App native per smartphone e tablet, consente di utilizzare tutte le funzionalità interattive del sistema documentale in modo semplice e intuitivo, ovunque ci si trovi.

Lex è un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi batch. Non usa stazioni di lavoro dedicate e può eseguire più lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.

Rispetto al modulo precedente, il nuovo Lex introduce numerosi vantaggi. Oltre all’uso delle regole tecniche più recenti previste dalla normativa, non necessità di software specifico per la consultazione dei documenti, che sono sempre disponibili da qualunque client; non ha bisogno di macchine dedicate alla conservazione digitale né di hardware per la firma di documenti; consente la conservazione anche dei documenti di soli metadati (utile per la “pista di controllo”) e l’utilizzo di formati di conservazione di lungo periodo. Il Responsabile della Conservazione dispone di maggiore sicurezza e capacità di controlli, genera in modo semplice copie di sicurezza indipendentemente dal volume dei documenti conservati e crea rapidamente utenze di consultazione e visualizzazioni puntuali anche in caso di controlli da parte delle autorità.

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Top Consult, il valore dell’esperienza nei progetti documentali

Nei nuovi scenari documentali l’intervento del legislatore a favore della “dematerializzazione” ha portato al consolidamento del documento informatico nella vita aziendale (vedi ad esempio il Libro Unico del Lavoro, la PEC, la fattura elettronica) e all’obbligo per imprese e PA di comunicare fra loro esclusivamente in modo informatico. Le imprese dovranno quindi necessariamente uniformarsi alle normative e, in un mondo di documenti via via solo informatici, il sistema documentale diventerà l’asse portante del sistema informativo.
Soprattutto alla luce dei nuovi scenari, nei progetti documentali - al di là della tecnologia - il valore più grande sta nell’esperienza del partner e nella metodologia applicata a livello di processo. Top Consult da quasi 30 anni è focalizzata totalmente sulle tematiche documentali, ha profonda conoscenza delle normative, ha realizzato centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi e integrati con sistemi informativi diversi. E’ stata il pioniere della conservazione sostitutiva, realizzando nel 1999 per il Comune di Pesaro il primo esempio in Italia di archivio a norma di legge.
L’offerta Top Consult è basata sulla nuova “rivoluzionaria” versione TopMedia Social NED, la prima piattaforma documentale enterprise sviluppata in Italia con caratteristiche di alta affidabilità e sicurezza per decine di milioni di documenti e migliaia di utenti, conforme alle leggi italiane, e che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti. Per le PMI sono disponibili i Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED, economici e pronti all’uso, fruibili sia da PC che da Mobile, in house o su cloud.
Costituita nel 1987 a Torino, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nella gestione elettronica dei documenti e ad “evangelizzare” il mercato: oggi è uno dei leader di questo settore, dove conta oltre 500 clienti privati e pubblici in Italia e in Europa, che fanno affidamento sulle sue soluzioni per migliorare gestione del business e competitività. Le soluzioni applicative Top Consult sono impiegate da oltre 300.000 utenti finali, mentre complessivamente sono gestiti e conservati digitalmente con i sistemi documentali TopMedia più di 350 milioni di documenti.
Top Consult è partner dell’Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano, collaborando al suo progetta di ricerca e proseguendo così l’impegno e gli investimenti nel settore innovativo delle tematiche di Collaborazione.
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