Registro italiano navale: via oltre un chilometro di archivi cartacei, tre ore al mese di lavoro in meno per ogni utente

Calcolati i vantaggi concreti delle applicazioni documentali Top Consult sul piano dei risparmi e dell'efficienza aziendale

Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, annuncia che il RINA, il Registro Italiano Navale, ha misurato e quantificato i benefici concreti delle applicazioni documentali impiegate in azienda. Sono stati rilevati sia i ritorni economici che gli incrementi di efficienza operativa: da una parte i risparmi di carta e gli spazi liberati con la “dematerializzazione” degli archivi fisici; dall’altra i tempi di lavoro accorciati per i dipendenti.

Il Registro Italiano Navale ormai da molti anni ha fatto della gestione documentale un perno del suo sviluppo. Fondato a Genova nel 1861, è una delle più antiche società di classificazione marittima al mondo; oggi è diventata una multinazionale con 110 uffici in 42 Paesi, che classifica navi, certifica aziende ed enti, partecipa a progetti energetici. La società vive di documenti emessi e ricevuti, e opera in base a normative internazionali, nazionali e interne.

“Per noi è’ stato quindi naturale il ricorso alla gestione documentale – afferma Andrea Favati, Responsabile Sistemi Informativi di RINA - e abbiamo scelto la piattaforma Top Consult per archiviare e gestire questo enorme volume di documenti. E da subito, poiché una gestione documentale stand-alone non serve a nulla, l’abbiamo integrata in tutto il contesto della vita aziendale con il sistema informativo, con le informazioni strutturate, facendola così diventare una funzione “vitale”. La gestione elettronica dei documenti oggi è un pilastro portante del nostro sistema informativo e quindi dell’azienda”.

I documenti di processo sono prodotti in forma elettronica, archiviati in modo automatico nel sistema documentale Top Media NED e gestiti digitalmente. La gestione documentale, integrata con il sistema informativo, viene impiegata fra l’altro per la gestione delle fatture attive e passive e per la loro conservazione sostitutiva a norma di legge, per la gestione di rapporti, certificati e disegni navali, della corrispondenza e della contabilità, delle offerte e dei contratti. Dal 2011 gestione e conservazione sostitutiva sono state estese anche ai documenti del Personale, dal Libro Unico del Lavoro ai cedolini stipendio.

Un portale aziendale, integrato con il sistema documentale, consente inoltre a dipendenti e clienti, fornitori e collaboratori esterni di accedere a tutte le informazioni che l’azienda produce e riceve. In RINA gli utenti del sistema documentale sono quindi tutti i dipendenti sparsi nei vari paesi più tutti gli esterni classificati, autorizzati ad accedere ai servizi tramite il portale: in totale circa 30.000 persone.

Complessivamente RINA archivia e gestisce elettronicamente 2,5 milioni di documenti, composti mediamente da una decina di pagine ciascuno. Questo significa aver risparmiato quasi 45.000 risme di carta, pari a 135 metri cubi di spazio. In particolare si sono “dematerializzati” gli archivi fisici centralizzati nell’headquarter di Genova: il grosso era costituito dall’archivio storico navale, cartaceo e voluminoso, composto soprattutto da 150.000 disegni tecnici e di progettazione, molti di grande formato. Dopo la scansione con apparecchiature speciali, sono scomparsi 1.300 metri lineari di archivio, liberando spazi di alto valore perché interni ad un edificio situato in una zona residenziale centrale. E questo inoltre, con un effetto domino, sta consentendo via via di eliminare gli archivi locali, duplicati nei vari uffici periferici.

E’ stato fatto anche un calcolo del ritorno sull’investimento (ROI) sull’insieme del progetto RINA Workplace, cioè sull’infrastruttura integrata portale più documentale più ambiente di posta: l’efficientamento di alcuni processi elementari, come la ricerca di informazioni, il loro scambio interno, la capacità di fornirle tempestivamente ai clienti, ha portato un risparmio stimato di circa 40 minuti alla settimana (quasi tre ore al mese) per utente coinvolto: in modo molto conservativo si può dire che il progetto si è ripagato anno su anno. E questo ovviamente non tiene conto di altri aspetti non quantificabili direttamente, quali l’immagine dell’azienda verso i clienti o la migliore soddisfazione nel lavoro di dipendenti e collaboratori.

“Ma il vantaggio principale portato dalla gestione documentale – aggiunge Andrea Favati - è comunque la disponibilità immediata e condivisa delle informazioni fra tutti coloro che ne hanno bisogno; è il concetto dell’informazione giusta, al momento giusto, quando serve per il lavoro, senza dover sapere dove è stata originata o archiviata. Questo abbatte le barriere spazio-temporali ed è l’unico modo per un’azienda come il RINA, decentrata in tutto il mondo, di gestire in maniera più efficiente, veloce e senza errori i processi di lavoro”.


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Top Consult

Nata nel 1987, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nel settore della gestione elettronica dei documenti: con una crescita costante, è diventata uno dei leader di questo settore, dove conta 500 clienti fra imprese ed enti pubblici. “Motore” delle soluzioni Top Consult è l’avanzato software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti: creato per i Web Service e il nuovo mondo SOA, è caratterizzato da alta interoperabilità e si integra direttamente con i sistemi gestionali e Erp (da SAP a Dynamics, dal mondo Ibm a quello Oracle), i programmi office, l’e-mail e i portali.
Pioniere in particolare della conservazione sostitutiva dei documenti (fiscali e non) con un impegno che risale agli albori della legislazione digitale, nel ’94, Top Consult realizzava già nel ’99 per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Le Soluzioni Lex, corredate da servizi legali e organizzativi, realizzano archivi sostitutivi a norma in sole tre settimane e sono già operative presso più di 200 clienti su ogni tipologia di documenti.
Oltre che sulle soluzioni di Gestione Elettronica dei Flussi di Documenti e sulla loro Conservazione sostitutiva in house e in outsourcing, l’offerta Top Consult si articola sulla Fatturazione Elettronica a norma di legge, sulla Spedizione Massiva e multicanale dei documenti, sull’Archiviazione automatica della posta elettronica, su Ocr Data Capture per la cattura intelligente dei dati dai documenti cartacei.
Il filo conduttore dello sviluppo Top Consult è sempre stato l’integrazione fra dati e documenti non strutturati, fra database e archivi documentali, per rendere veramente completo il sistema informativo aziendale e consentire l’utilizzo delle informazioni - presenti nei documenti - all’interno dei processi lavorativi, in modo da renderli più snelli ed efficienti.
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Per maggiori informazioni:
Roberto De Pra’ - Ufficio Stampa Top Consult
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