Rinasce l'ufficio posta aziendale, ma e' virtuale

Mediante il pacchetto applicativo "NED for Corrispondenza", Top Consult vuole ricreare in azienda l'ufficio posta in modo virtuale, per non perdere il controllo delle informazioni ricevute e spedite, ma al contrario per farle diventare patrimonio dell'intera impresa e linfa vitale dei processi.

Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, annuncia la disponibilità di software e nuovi servizi per la gestione e conservazione della corrispondenza e della PEC: sono il pacchetto applicativo “NED for Corrispondenza” ed il servizio semplificato di outsourcing “PEC Lex”, che consentono di ricreare in azienda l’ufficio posta in modo virtuale.

Una volta, in ogni organizzazione, l’ufficio posta aziendale smistava la corrispondenza in arrivo alle persone e ai reparti interessati o la spediva in uscita; negli ultimi anni però ha perso il controllo della corrispondenza a causa soprattutto della posta elettronica, che ha creato la dispersione delle informazioni, anche critiche, presso i vari utenti finali.

“Vogliamo far rinascere in azienda l’ufficio posta, ma in modo “virtuale” – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – cioè come un insieme di regole organizzative e di software che consente di non perdere il controllo delle informazioni e dei documenti ricevuti e spediti ma al contrario di farli diventare patrimonio dell’intera azienda e linfa vitale dei processi. Le nostre soluzioni specifiche ricreano in azienda l’ufficio posta “virtuale” e riportano sotto controllo le e-mail, le PEC e i documenti scambiati, creando così grandi opportunità indotte di efficienza dell’organizzazione e dei processi ed ottemperando nello stesso tempo agli obblighi di legge civilistici e fiscali”.

La corrispondenza infatti è soggetta a tutta una serie di obblighi e vincoli. Secondo gli art. 2220 e 2214 del Codice Civile e l’art. 22 del DPR 600/1973 sull’accertamento dei redditi, la corrispondenza ufficiale inviata o ricevuta dall’impresa deve essere conservata per almeno 10 anni, al pari dei documenti contabili. Il 30 giugno 2012 scade la proroga per il deposito dell’indirizzo PEC ufficiale da parte delle imprese. L’INPS trasmette già via PEC alle aziende e agli enti gli attestati di malattia dei dipendenti, ormai solo informatici.

Dal 1 luglio 2013 scatta inoltre l’obbligo per imprese e PA di comunicare esclusivamente in modo informatico: è vietata la carta per istanze, dichiarazioni, documenti scambiati; la PEC è lo strumento da usare qualora non esistano specifiche procedure informatiche messe a disposizione dalla PA; i documenti scambiati dovranno essere solo informatici e, se richiesto dal procedimento, anche firmati digitalmente. E questo innesca l’obbligo della conservazione a norma della corrispondenza e delle comunicazioni informatiche.

E’ quindi il momento per le imprese di affrontare le tematiche della gestione e conservazione della corrispondenza e delle comunicazioni azienda-PA, utilizzando gli strumenti già disponibili per ricreare in modo virtuale l’ufficio posta aziendale. L’ufficio posta virtuale può essere realizzato con il pacchetto applicativo “NED for Corrispondenza”, sviluppato con il collaudato software Top Media NED di Top Consult. Semplice ed economico, pronto all’uso e personalizzabile, il pacchetto archivia, protocolla, ricerca e conserva a norma la corrispondenza aziendale in ingresso e in uscita, in tutti i formati: posta cartacea, fax, e-mail e PEC. Gestisce i messaggi, gli allegati, gli avvisi di ricevimento e spedizione, l’anagrafica dei mittenti e dei destinatari ed il titolario per la classificazione della corrispondenza.

L’archiviazione della corrispondenza può avvenire in forma semplice e interattiva da parte dell’utente finale, utilizzando direttamente i normali client di posta elettronica tramite gli specifici connettori di Top Media già realizzati (Connect per Outlook e per Lotus Notes); può anche essere attivata la protocollazione dei documenti archiviati assegnando a ciascuno un identificativo univoco. Nel caso di e-mail, fax e PEC, l’archiviazione dei messaggi è facilitata dalla compilazione automatica dei dati che li caratterizzano, come mittente, destinatario, oggetto e data, che vengono prelevati automaticamente dai client di posta elettronica. La ricerca dei documenti archiviati viene poi effettuata mediante l’interfaccia utente del software documentale che consente la navigazione fra documenti correlati.

“NED for Corrispondenza” consente anche l’archiviazione e protocollazione automatica e non presidiata di e-mail o PEC che arrivano ad una o più caselle aziendali dedicate, come ad esempio le fatture fornitori o gli attestati INPS di malattia, i cui dati possono essere messi a disposizione delle applicazioni gestionali specifiche. E’ possibile inoltre la spedizione in modo massivo ed automatico, anche via PEC, dei documenti presenti nell’archivio elettronico, come le fatture attive, i solleciti di pagamento ai clienti, gli ordini ai fornitori, realizzando fra l’altro risparmi rilevanti nei costi di postalizzazione.

Molto importante e delicata è anche, come si è visto, la conservazione a norma della corrispondenza informatica ed in particolare della PEC, che – in quanto documento informatico firmato digitalmente – va obbligatoriamente conservato in forma digitale. Le aziende possono realizzare in house la conservazione a norma con “NED for Corrispondenza” o possono delegarne la realizzazione in outsourcing a Top Consult, pioniere della materia, che si assume inoltre la responsabilità del mantenimento a norma per tutto il periodo obbligatorio. Alle aziende che non vogliono ancora affrontare le tematiche della gestione della corrispondenza, ma vogliano comunque ottemperare all’obbligo di conservazione delle e-mail e delle PEC, Top Consult offre il nuovo servizio semplificato di outsourcing PEC Lex.

PEC Lex prevede che il cliente, possessore di una o più caselle di posta elettronica e/o di PEC gestisca in autonomia e con strumenti propri (o via Web) le caselle di posta e che archivi i messaggi attraverso l’utilizzo dell’applicazione client “PEC Archiver”, che si interfaccia da un lato con il server PEC da cui scarica le cartelle e i messaggi di posta e dall’altro con l’archivio elettronico Top Consult, in cui vengono archiviati i messaggi di posta opportunamente selezionati. I messaggi archiviati sono messi in conservazione sostitutiva a norma da Top Consult, che come fornitore del servizio in outsourcing dovrà essere opportunamente delegato come Responsabile della Conservazione.

Le soluzioni Top Consult per l’ufficio posta virtuale saranno presentate ad Omat Milano (27-28 marzo, Atahotel Executive - Viale Don L. Sturzo 45) in una conferenza tematica dedicata e nell’area espositiva (www.omat360.it/mi12).


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Top Consult

Nata nel 1987, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nel settore della gestione elettronica dei documenti: con una crescita costante, è diventata uno dei leader di questo settore, dove conta 500 clienti fra imprese ed enti pubblici. “Motore” delle soluzioni Top Consult è l’avanzato software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti: creato per i Web Service e il nuovo mondo SOA, è caratterizzato da alta interoperabilità e si integra direttamente con i sistemi gestionali e Erp (da SAP a Dynamics, dal mondo Ibm a quello Oracle), i programmi office, l’e-mail e i portali.
Pioniere in particolare della conservazione sostitutiva dei documenti (fiscali e non) con un impegno che risale agli albori della legislazione digitale, nel ’94, Top Consult realizzava già nel ’99 per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Le Soluzioni Lex, corredate da servizi legali e organizzativi, realizzano archivi sostitutivi a norma in sole tre settimane e sono già operative presso più di 200 clienti su ogni tipologia di documenti.
Oltre che sulle soluzioni di Gestione Elettronica dei Flussi di Documenti e sulla loro Conservazione sostitutiva in house e in outsourcing, l’offerta Top Consult si articola sulla Fatturazione Elettronica a norma di legge, sulla Spedizione Massiva e multicanale dei documenti, sull’Archiviazione automatica della posta elettronica, su Ocr Data Capture per la cattura intelligente dei dati dai documenti cartacei.
Le soluzioni applicative fornite sono di 2 tipi: per le organizzazioni medio-grandi che vogliono realizzare progetti articolati a livello aziendale si studiano soluzioni ad hoc basate su Top Media NED Enterprise; per le PMI che vogliono realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni in specifici settori come la Contabilità, il Personale o la gestione della Corrispondenza, vengono impiegati i Pacchetti Applicativi Top Media già pronti all’uso.
www.topconsult.it

Per maggiori informazioni:
Roberto De Pra’ - Ufficio Stampa Top Consult
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Tel. 02.91433540 – roberto.depra@fastwebnet.it

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