Strutturare al meglio i flussi di lavoro con un software di gestione documentale

Gli esperti di Kyocera Document Solutions, specializzata nella vendita e manutenzione di sistemi di stampa, in servizi di consulenza e soluzioni documentali, spiegano perché un software di gestione documentale può fare la differenza per una migliore organizzazione del lavoro.

La crescente digitalizzazione del lavoro ha semplificato molti aspetti della nostra vita professionale. La gestione dei documenti e delle informazioni, tuttavia, ancora oggi risulta macchinosa e complicata in diversi contesti. Grazie alla tecnologia è possibile risolvere questo problema, scegliendo software avanzati di gestione documentale, creati ad hoc per le aziende che desiderano migliorare il flusso di lavoro e avere un maggior controllo dei propri documenti.

Che un software di gestione documentale rappresenti uno strumento indispensabile per un’organizzazione ottimale del lavoro lo confermano anche gli esperti di Kyocera Document Solutions e le più recenti analisi di mercato. Le soluzioni di gestione documentale portano numerosi vantaggi alle aziende, a cominciare dalla possibilità di implementare l’accessibilità e l’organizzazione dei documenti, che attraverso il software possono essere recuperati con facilità e in tempi molto brevi. Anche la sicurezza migliora grazie all’utilizzo di un software di gestione documentale, dal momento che è possibile impostare diversi livelli di accesso o autorizzazioni specifiche: in questo modo, i documenti sensibili possono essere visionati solo dagli utenti autorizzati e, al tempo stesso, si ridurrà il rischio di fughe di dati. Un software di gestione documentale permette inoltre di tenere traccia di tutte le revisioni cui è stato sottoposto un documento, così da consentire agli utenti di lavorare sulla versione più aggiornata.

Con l’obiettivo di aiutare i clienti a implementare l’efficienza e la produttività aziendale, Kyocera Document Solutions ha messo a punto l’innovativo software di gestione documentale Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), una piattaforma che consente di accedere in cloud ai documenti aziendali, garantendo la sicurezza degli stessi: i documenti vengono archiviati in un server crittografato e gli amministratori possono gestire gli accessi riservandoli solo agli utenti autorizzati. La piattaforma, inoltre, offre un’indicizzazione semplice dei documenti, in modo da poterli recuperare subito e con facilità, e può essere utilizzata anche da mobile. Per usufruire di KCIM non occorre effettuare alcuna installazione ma semplicemente versare un canone periodico.