Con MAGGIOLI, la provincia di Mantova semplifica i processi autorizzativi in campo ambientale

L’ attuazione della settimana di miglioramento rapido soddisfa i cittadini.

La provincia di Mantova ha espresso l’esigenza di recuperare efficienza interna, migliorare la qualità del servizio e ridurre i tempi di risposta ai cittadini per il rilascio delle autorizzazioni in campo ambientale, nello specifico per la concessione delle autorizzazioni all’emissione in atmosfera. Si tratta del provvedimento che autorizza all'esercizio qualsiasi impianto produttivo, garantendo il rispetto degli standard ambientali previsti dalla legge.
I consulenti del Gruppo Maggioli sono stati chiamati ad applicare nella Provincia lombarda i principi dell’Organizzazione Snella, attraverso lo strumento della “Settimana di miglioramento rapido”.
Tale strumento ha come presupposto l’applicazione ai processi lavorativi dei principi base del Lean Government: lavorare a flusso continuo, individuare le attività che generano valore per il cittadino ed eliminare gli sprechi.
Come prima attività il gruppo ha rappresentato le fasi che attraversa una pratica dal momento in cui viene presentata al momento in cui viene rilasciata l’autorizzazione, individuando così gli spezzettamenti del flusso, gli sprechi e le attività che non generano valore al richiedente e si è poi posto come obiettivo la loro eliminazione, il conseguente recupero di efficienza interna ed il taglio dei tempi di rilascio dell’autorizzazione.
Nei cinque giorni della settimana di miglioramento si è perciò lavorato per raggiungere tali obiettivi, lavorando esclusivamente su dati e fatti: si è osservato il lavoro dei tecnici, si sono analizzate le pratiche chiuse e quelle in giacenza per capire i tempi effettivi di rilascio o i motivi per cui si sono arrestate, in quale fase, il perché fossero necessarie sino a tre conferenze dei servizi prima di giungere al decreto di autorizzazione.
Individuati sprechi ed attività a non valore, si è passati a mettere a punto le “soluzioni snelle”: per esempio, si è rafforzato il sistema di comunicazione con i consulenti delle imprese fornendo loro strumenti che gli permettano di redigere relazioni tecniche complete di tutti gli elementi necessari all’istruttoria. Inoltre, quando il progetto è pronto per essere presentato, si prende appuntamento con il tecnico della Provincia con il quale si effettua in tempo reale una prima istruttoria per verificare non solo che sia completo di tutti i documenti necessari ma anche di quei dati di base minimi necessari al proseguo dell’esame tecnico (evitando quindi di dover interrompere i termini per richiedere integrazioni al consulente).
Questa innovativa soluzione si è rivelata utile soprattutto per la parte di istruttoria che viene svolta dall’Agenzia per l’Ambiente. Durante la settimana infatti è stato concordato con l’ARPA che – mettendo a disposizione dei tecnici della Provincia le linee guida che utilizza l’Agenzia per parte della propria istruttoria – sarebbe stato possibile per i funzionari dell’Ufficio Ambiente poter verificare da subito la presenza degli elementi necessari all’Agenzia per esprimere il proprio parere, riducendo in tal modo il numero di doppie o triple conferenze di servizi a causa di richieste di integrazione o modifiche del progetto.

Al termine della settimana di miglioramento il gruppo di lavoro, supportato dai consulenti del Gruppo Maggioli , è stato pertanto in grado di raggiungere i seguenti risultati:
- riduzione dell’88% dei tempi di rilascio delle autorizzazioni alle imprese (da 398 giorno a circa 40);
- eliminazione della seconda conferenza di servizi per il 75% delle pratiche, grazie anche alla possibilità di utilizzare con più frequenza lo strumento della “prescrizione” nei casi di richieste di integrazione o modifiche aventi uno scarso impatto sul progetto generale (la terza conferenza viene invece eliminata completamente). Questo perché la Provincia – con l’istruttoria in tempo reale alla presenza del consulente dell’azienda - riesce a “bloccare” prima della protocollazione le pratiche incomplete o palesemente carenti degli elementi di base necessari all’esame tecnico da parte di ARPA.
- le giacenze saranno smaltite ampiamente entro la fine dell’anno
- recuperato il 40% di efficienza interna dall’eliminazione delle attività a non valore (si pensi solo al tempo legato alle seconde e terze conferenze di servizi, tra convocazione, presenza ecc…).
- l’Agenzia Regionale per l’Ambiente – grazie al lavoro di istruttoria fatto a monte dai tecnici della Provincia - verrà sgravata di parte delle attività burocratiche e potrà dedicarsi maggiormente al controllo del territorio (attività oggi penalizzata a causa della carenza di personale).

Durante l’incontro di follow up, in cui si è verificato il mantenimento dei risultati ottenuti, si è inoltre potuto constatare come i professionisti siano soddisfatti del nuovo sistema di presentazione delle pratiche, che permette loro di redigere relazioni tecniche formalmente complete (grazie alle linee guida ed alla modulistica presente sul sito), evitando quindi le tante richieste di integrazione e soprattutto la necessità di dover presenziare a più conferenze di servizi.

Gruppo Maggioli
Da oltre un secolo il Gruppo Maggioli è riconosciuto come la principale organizzazione aziendale impegnata in un ruolo guida per chi opera nelle Amministrazioni Pubbliche locali e nelle professioni ad esse collegate. Gli strumenti e le soluzioni del Gruppo Maggioli contribuiscono al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale della realtà pubblica, attraverso professionalità e tecnologie avanzate. Un know-how di altissimo livello, messo a disposizione della totalità dei Comuni Italiani e dei liberi professionisti, attraverso una qualificata offerta di editoria e convegnistica, informatica, modulistica, servizi di gestione delle entrate locali, formazione e consulenza. Una proposta fortemente integrata e sinergica che risponde alle esigenze gestionali dell’Ente Locale con efficienza e razionalità.

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