Dal cartaceo al digitale il passo è breve con EDoc
Dallo scorso 25 gennaio, la firma elettronica avanzata – più semplice da gestire ed utilizzare – è stata introdotta nell'ordinamento giuridico Italiano ed equiparata alla firma digitale.
Tra i relatori il prof. Umberto Zanini Docente del politecnico di Milano che da anni segue questa importante tematica.
Alcuni passi dell'intervento del Prof. Umberto Zanini.
Fra le maggiori novità emerse, un posto di rilievo è sicuramente la firma elettronica avanzata: una novità normativa che offre importanti ricadute con riferimento alla digitalizzazione dei processi nelle aziende e nelle Pubbliche Amministrazioni, semplificando il processo di conservazione sostitutiva di molti documenti.
Dallo scorso 25 gennaio infatti, la firma elettronica avanzata – più semplice da gestire ed utilizzare – è stata introdotta nell'ordinamento giuridico Italiano ed equiparata alla firma digitale. In caso quindi di conformità del sistema di impiegato nell'apporre la firma elettronica avanzata alle regole tecniche attualmente in fase di studio da parte di DigitPA, il valore probatorio sarà pari alla firma digitale.
La conservazione sostitutiva, sia essa di documento informatico che analogico (cartaceo), è un importante passo in avanti che consentirà di conservare in solo formato digitale i documenti, riducendo drasticamente gli archivi cartacei, con notevoli vantaggi per quanto riguarda lo spazio occupato. Non si tratta quindi di una semplice archiviazione documentale, ma una vera e propria eliminazione del cartaceo, purchè la procedura di conservazione sostitutiva sia conforme alle disposizioni normative previste dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 .
Va da sé che, in tal modo, sarà più semplice e comodo conservare e soprattutto consultare in ogni momento qualsivoglia tipo di documento. Un supporto di grande qualità è offerto da EDoc, un programma messo a punto dalla Elmi Software, azienda che opera dal 1985 sul mercato informatico. In sintesi, si tratta di un software che consente di eliminare la circolazione di documenti cartacei agevolandone la gestione, ed elevandone la sicurezza nei trattamenti.
Dall’indicizzazione, attraverso lo scanner, dei documenti ricevuti, al raggruppamento in una struttura di fascicoli multilivello, tutto a portata di clic. EDoc dà modo alle aziende, vincolate a conservare enormi quantità di documenti, di rendere semplici e veloci lunghe e noiose operazioni, offrendo, tra l’altro, la comodità di consultare, riprodurre, smistare, spedire e personalizzare l’aspetto grafico, ad esempio con le formattazioni del testo. In ossequio alle norme di legge, non manca il supporto di strumenti automatici di verifica periodica dei lotti di documenti di cui si è effettuata la conservazione.
Intervento di Piero Mirto sulle nuove potenzialità di EDoc.
Piero Mirto, responsabile tecnico del progetto, ha presentato le principali caratteristiche della soluzione applicativa evidenziandone la semplicità d'utilizzo, la sicurezza, l'integrazione con i software e le basi di dati già presenti in azienda, la modularità della soluzione e naturalmente la semplicità di attuazione dell'intero processo di conservazione sostitutiva.
L'intervento si è concluso con le possibilità di integrazione dei sistemi tablet PC sia in ambiente Apple che in ambiente Android.
I partecipanti hanno, inoltre avuto l’occasione di apprezzare la testimonianza di Antonio Culotta – Responsabile Sistemi Informativi Italkali S.p.A. che da anni ha iniziato il processo di gestione documentale e conservazione sostitutiva tramite EDoc con i seguenti risultati:
Intervento di Italkali S.p.A. un caso di successo
Nel 2006 Italkali ha intrapreso l’avvio del ciclo attivo, acquisendo il modulo EDoc Report Manager III per la trasformazione grafica ed archiviazione in PDF dei documenti di vendita riducendo i costi di stampa di circa il 50% grazie alla eliminazione di diverse migliaia di copie cartacee.
Nel 2007 quasi la totalità delle fatture di vendita inizia ad essere inviata a mezzo email tramite EDoc riducendo i costi di postalizzazione del 100%.
Nel 2010 viene avviata la effettiva Gestione Documentale, realizzando l’integrazione del modulo base con le ACG (Applicazioni Contabili Gestionali) IBM e avviando il processo di conservazione sostitutiva.
I risultati di questa nuova attività appaiono tangibili: la dematerializzazione di quasi la totalità delle stampe cartacee precedentemente prodotte oltre che una revisione del processo gestionale interno che ha snellito le attività giornaliere, riducendo i costi e ottimizzando la produzione.
Elmi Software S.r.l.
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