Disporre i posti a sedere a un evento
Nell'allestimento di un evento bisogna tenere conto della cosiddetta psicologia del posto a sedere. Come influisce la disposizione dei tavoli e delle sedie sull'esperienza delle persone e in definitiva sulla riuscita dell'evento?
Gli organizzatori di eventi considerano, nella scelta della location, moltissimi fattori. Non possono trascurare le caratteristiche della sala in cui si svolgerà una riunione o un evento di team building. Ma un elemento da valorizzare sempre di più è la disposizione dei tavoli e delle sedie per l’evento. La cosiddetta “psicologia del posto a sedere” influisce fortemente sulla percezione che i partecipanti avranno della loro esperienza!
Innanzitutto, la disposizione dei posti a sedere nella sala deve rispecchiare lo scopo dell’evento. Per una riunione plenaria sarà utile una disposizione a platea, mentre per una premiazione è importante prevedere un “tappeto rosso” e un palco facilmente raggiungibile (anche, eventualmente, per persone con difficoltà fisiche). Tutt’altro accade in un evento di team building: se è movimentato, le sedie devono essere spostate verso i muri o eventualmente del tutto eliminate; possono servire anche alcuni tavoli d’appoggio. Se invece si prevede lavoro di gruppo, le sedie devono circondare i tavoli in modo da rendere facile la comunicazione all’interno del team e separarlo dalle squadre concorrenti. Insomma, conviene pensare sempre in anticipo a quello che vogliamo comunicare attraverso la disposizione dei posti!
Un altro fattore di grande importanza è il carattere delle persone. Proprio per questo non parliamo solo di scelte logistiche, ma di una vera e propria psicologia del posto a sedere. Ogni persona è unica e ha un proprio modo di comunicare con gli altri. Pertanto sarà utile lasciare una certa libertà nella scelta del posto. Un estroverso sceglierà una posizione in mezzo e ben in vista; un introverso, viceversa, cercherà una sedia accanto al muro, magari con un tavolino per poter prendere appunti. Costringerlo a stare in una posizione diversa non farà che peggiorare il suo umore e il suo approccio al lavoro della giornata.
Anche dal punto di vista dell’esercizio della leadership il posto a sedere può essere determinante. Chi si trova seduto in un angolo poco vistoso faticherà a far sentire la propria voce, mentre chi siede a capo tavola tenderà a guidare il gruppo, mentre. Il lavoro di gruppo sarà dunque fortemente influenzato dal modo in cui i membri del team si saranno spartiti i posti a tavola.
Appare chiaro che non c’è un’unica disposizione perfetta per fare team building, semmai ci sono tante opzioni diverse da considerare. Il coinvolgimento e la partecipazione attiva di tutti quanti al lavoro del team rimangono però immutati. Per questo è fondamentale non creare barriere fra i partecipanti, anche fra diverse squadre concorrenti, bensì favorire l’integrazione, la comunicazione e la condivisione delle idee. La disposizione migliore? Ovviamente, il cerchio! Oltre che per fare un “drum circle”, cioè un cerchio di percussioni africane, la disposizione circolare favorisce la condivisione e mette a contatto tutti quanti durante il lavoro di gruppo. Una bella metafora spaziale per il team!
TeamWorking
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