Notilus, la soluzione ideale anche per le piccole imprese

ADAMA Italia si avvale con successo del software targato DIMO Gestion per la gestione automatizzata delle note spese di oltre 25 dipendenti sempre in viaggio.

Milano - Adama, nuova denominazione della storica Makhteshim Agan Industries, è una realtà specializzata nella produzione e nella distribuzione di agrofarmaci a base di sostanze attive fuori brevetto, tra cui insetticidi, fungicidi ed erbicidi. Leader mondiale nel proprio settore di competenza, Adama è presente in cinque continenti, 120 nazioni e conta 4.500 dipendenti, sette centri di ricerca e sviluppo nel mondo, attività in oltre 45 mercati globali, e un fatturato pari a 2,83 miliardi di dollari. Numeri importanti, che coinvolgono anche l'Italia, paese nel quale l'azienda è attiva da 20 anni, animata da una visione che mira a fornire agli agricoltori soluzioni tecnologiche all’avanguardia e su misura. In ADAMA Italia operano circa 45 dipendenti, di cui 25 costantemente impegnate in viaggi e trasferte, specialmente i 15 venditori, che si spostano su base giornaliera.

Note spese gestite manualmente: l'errore è dietro l'angolo
Nello specifico, la sede italiana gestisce mensilmente oltre 25 note spese mediamente complesse, che comprendono varie voci giornaliere (benzina, albergo, aereo, pranzo, eccetera). La gestione di questo processo non è affatto semplice ed è soggetta all'errore: il lavoro occupa un’intera giornata lavorativa di un impiegato amministrativo, impegnato ad eseguire manualmente, tramite tabelle Excel, attività di controllo, spunta e inserimento dei documenti, con risultati non sempre corretti e affidabili.

- conteggi da rifare diverse volte
- verifica del rispetto delle travel policy del gruppo
- correzione di eventuali errori di inserimento dei dati
- tempi dilatati nella gestione del processo
- spreco di risorse umane
- metodi di inserimento spesso non uniformati tra i dipendenti

Notilus smaterializza e velocizza i processi di gestione delle note spese
In Adama Italia, dunque, si rendono conto della necessità sempre più stringente di disporre di un software per standardizzare tali processi. Dopo aver passato al vaglio diversi fornitori e soluzioni, l'azienda decide di seguire le orme della consociata francese, che già dal 2006 utilizza con successo Notilus, per la gestione automatizzata delle note spese e delle fatture fornitori. Una scelta non casuale, quella che ha portato Adama Italia a stringere l'accordo con DIMO Gestion, avvenuta per molteplici motivi: semplicità di utilizzo (user friendly, icone intuitive), web-based (possibilità di inserire le note spese ovunque ci si trovi, da qualsiasi computer, smartphone e tablet), autonomia (amministrazione del software facile, senza intervento di DIMO Gestion), reputazione (DIMO Gestion è leader in Europa dei software di gestione di note spese, e vanta competenze importanti nel project management).

Adama Italia accoglie Notilus in azienda
L'iter d'introduzione della nuova soluzione avviene a inizio 2014. In gennaio, dopo aver analizzato e compreso le esigenze di Adama (policy adottata, organizzazione interna, eccetera), DIMO Gestion si occupa dell'installazione in modalità hosting. A questo, segue la fase di configurazione del tool nel rispetto di quanto detto in fase di analisi. In marzo si procede con la formazione di tre membri chiave del team vendite. In un solo mese l'insegnamento si estende all'intera squadra e, in aprile, il software viene utilizzato per la prima volta. L'efficacia e i vantaggi portati da Notilus sono indiscutibili:
- responsabilizzazione dei dipendenti
- una singola interfaccia semplice e apprezzata da tutti i dipendenti
- semplificazione dei controlli e delle convalide, rendendo possibile l'approvazione delle note spese direttamente dalla mail
- riduzione delle tempistiche e del personale impiegato grazie all’inserimento automatico dei dati contabili nel gestionale del cliente
- riduzione del margine di errore grazie all'automatizzazione dei processi
- autonomia, standardizzazione e imparzialità dei processi
- centralizzazione delle informazioni

La politica delle trasferte, dunque, è stata interamente ridisegnata, e l'azienda ne ha beneficiato. "Notilus ha alleggerito e migliorato il lavoro di gestione e di inserimento delle note spese, diventando un supporto fondamentale, assolutamente in linea con la digitalizzazione verso cui tendono tutte le imprese moderne. Il flusso di lavoro cartaceo, diventato ormai proibitivo, è solo un lontano ricordo. Siamo soddisfatti della soluzione pensata per noi da DIMO Gestion, un'azienda che ha dimostrato grande flessibilità, tenendoci la mano in ogni fase del processo", dichiara Claudio Sanna, IT manager di ADAMA Italia.

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