Nuove tecnologie per gestire le trasferte aziendali: come assicurarne il successo

Un nuovo CWT White Paper dedicato ai travel manager per condividere metodi, esperienze positive ed errori da evitare

Carlson Wagonlit Italia, agenzia specializzata nella gestione dei viaggi d’affari e di meeting ed eventi, pubblica oggi un nuovo CWT White Paper dal titolo Nuove tecnologie: gli “alleati” dei travel manager, che inaugura una serie di approfondimenti sul tema tecnologico.

Si tratta di un agile ebook di approfondimento realizzato - anche con il contributo di esperti del settore, travel manager aziendali, casi concreti - per aiutare le aziende a capire come intercettare le novità del mercato sul fronte tecnologico, scegliere le soluzioni più adatte ai propri bisogni e implementarle nel modo più corretto ed efficace.

La presenza di nuovi strumenti tecnologici è oggi sempre più una costante, anche in ambito travel. Viaggiatori e travel manager li considerano talvolta come una panacea, ma nella realtà non è sempre così. Quando rappresentano davvero un “alleato” per chi gestisce le trasferte e quando portano inutili complicazioni? Come possono semplificare i processi, ottimizzando i costi? In quali errori si può incorrere, se non si compie la scelta giusta? Sono domande che è importante affrontare prima di automatizzare la gestione delle trasferte in azienda e a cui viene data risposta nel White Paper, presentando case history aziendali e indicazioni concrete.

Perché e come automatizzare
L’offerta commerciale di strumenti tecnologici - dai tool per la richiesta di autorizzazione a quelli per la prenotazione dei servizi di viaggio o per l’analisi dei dati - è estremamente variegata, e in continua evoluzione, e non è semplice compiere la scelta giusta. Le innovazioni tecnologiche richiedono, inoltre, un impegno importante per garantirne la personalizzazione, l’integrazione con i processi e tool aziendali e, in definitiva, la corretta implementazione.

Per ottenere i benefici sperati - come testimoniano alcuni travel manager aziendali intervistati nel CWT White Paper -, è importante dare vita a un vero progetto da seguire con il necessario rigore e approccio metodologico.

La roadmap per avere successo
Ecco alcune azioni importanti, evidenziate nelle interviste riportate nel CWT White Paper, da mettere in campo per ottenere i risultati desiderati:
Coinvolgere dall’inizio del progetto tutte le funzioni aziendali impattate (HR, IT, acquisti, amministrazione e contabilità, travel management, ecc.) e, se presente, anche la TMC di riferimento, così che informazioni e decisioni siano condivise;
Compiere un’analisi della domanda aziendale, dei comportamenti di viaggio e d’acquisto dei viaggiatori per identificare i propri bisogni;
Mappare gli applicativi già in uso in azienda, per verificare eventuali incompatibilità o possibili ottimizzazioni;
Scegliere il tool valutando approfonditamente non solo le funzionalità, ma anche le personalizzazioni necessarie, la possibilità di integrazione automatica dei dati con i sistemi aziendali, il modello di pricing, i tempi di implementazione;
Considerare tutti gli impatti interni ed esterni dell’introduzione della nuova soluzione, senza sottovalutare nessun passaggio: dalle conseguenze sulla travel policy all’impatto sui viaggiatori, ai sistemi di pagamento necessari, alla rendicontazione amministrativa, solo per fare qualche esempio.
Facilitare l’adozione delle nuove regole e procedure attraverso un processo di Change Management. La motivazione e la collaborazione degli utenti è infatti fondamentale per l’ottimale utilizzo dei nuovi tool.

Le nuove frontiere
Guardando nel dettaglio alle tecnologie più utili per i travel manager, due ambiti importanti – segnati da recenti innovazioni – riguardano l’analisi dei dati e la comunicazione con i viaggiatori.

Sul primo fronte, big data e nuovi strumenti di analisi proattiva stanno conferendo al reporting un approccio da business intelligence applicata ai viaggi d’affari. Va in questo senso, per esempio, il nuovo tool CWT AnalytIQs, evoluzione del più volte premiato strumento di reporting CWT Program Management Center - di cui amplia decisamente le funzionalità - e significativo balzo in avanti rispetto a quanto disponibile finora a livello nazionale e internazionale.

Riguardo invece alla comunicazione, le attuali soluzioni tecnologiche offrono ai viaggiatori le informazioni più utili e rilevanti attraverso il mezzo che hanno a disposizione in quel momento, nonché un servizio di assistenza personalizzato anche in caso di criticità e inconvenienti.
Risultati significativi - di cui nel CWT White Paper si riportano alcune case history aziendali - si possono, in particolare, raggiungere sul rispetto della travel policy da parte dei viaggiatori, anche grazie a strumenti dedicati come CWT Program Messenger. E quando si riesce a mettere il viaggiatore al centro delle comunicazioni e a migliorarne l’engagement, magari con meccanismi di gamification, tanto più aumentano i risultati.

L’intero CWT White Paper è scaricabile gratuitamente a questo link.


Carlson Wagonlit Travel
Carlson Wagonlit Travel (CWT) è leader mondiale specializzato nella gestione dei viaggi d’affari e di meeting ed eventi e annovera tra i suoi clienti importanti gruppi multinazionali, istituzioni pubbliche e aziende di varie dimensioni. Grazie alla competenza dei propri collaboratori, unita alla disponibilità di tecnologie all’avanguardia, CWT aiuta i propri clienti in tutto il mondo a ottenere il massimo valore dalla gestione dei propri viaggi d’affari in termini di risparmi, servizi, sicurezza e sostenibilità. La società offre inoltre servizi e assistenza di eccellenza ai viaggiatori. Presente in oltre 150 paesi, CWT ha registrato nel 2015 un volume d’affari complessivo, tra strutture di proprietà e joint venture, di 24,2 miliardi di dollari. Nell’ambito di un costante impegno verso un business responsabile, CWT è tra i firmatari del codice etico volontario United Nations Global Compact. Per ulteriori informazioni: www.carlsonwagonlit.it. Seguici su e


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