Premio E-Gov 2011, il Gruppo Maggioli premia anche quest’anno la Pubblica Amministrazione delle eccellenze: PREMIATO IL COMUNE DI CESENA
Per la SEZIONE 2 – “Enti che funzionano e costano meno” - con il progetto: “Gestione totalmente digitale dei documenti contabili”
La cerimonia di premiazione E-GOV 2011 è avvenuta durante il convegno “Stimoli per una Pubblica Amministrazione del Futuro”, organizzato dalla Rivista E-GOV del Gruppo Maggioli. Si tratta della VII edizione del premio di riferimento per le eccellenze di innovazione tecnologica nella Pubblica Amministrazione.
Non è mai troppo tardi per ‘convertirsi’ all’innovazione, per avere una Pubblica Amministrazione competente e orientata all’utente finale del servizio, il cittadino, principale beneficiario di ogni progresso tecnologico pubblico. Questo è quanto emerso dalla cerimonia di premiazione, svoltasi a Rimini, in una Sala dell’Arengo da ‘tutto esaurito’. Tantissimi gli spunti che il convegno “Amministrazioni che innovano, funzionano e costano meno” ha portato all’attenzione della platea, supportando al meglio le 118 amministrazioni che hanno presentato la propria candidatura al Premio.
Dieci i premi assegnati dalla Giuria al termine di un’attenta valutazione e all’interno delle tre sezioni, ulteriormente divise in apposite categorie (comuni capoluogo, comuni non capoluogo, regioni e province, Asl, ecc).
Il progetto, avviato oltre due anni fa e in via di conclusione proprio in questi giorni, ha visto la totale digitalizzazione dell'intero processo di produzione, acquisizione e gestione dei documenti contabili. Nel caso più frequente, quello del ciclo di fatturazione passiva, si ha ad esempio:
- determina con firma digitale per l'approvazione della spesa, con creazione automatica dell'impegno in contabilità;
- ordine informatico al fornitore, mediante PEC;
- scansione all'ingresso delle fatture ricevute, e loro smistamento all'interno dell'ente tramite un workflow sulla piattaforma documentale;
- atto di liquidazione tecnica con firma digitale, anch'esso con iter documentale e creazione automatica dei movimenti in contabilità;
- emissione ordinativi informatici con firma digitale;
- email automatica ai fornitori avvenuto pagamento;
- costituzione automatica del fascicolo documentale elettronico che riunisce tutti i documenti contabili relativi alla stessa pratica, come sopra descritti;
- versamento schedulato del fascicolo documentale al Polo Archivistico Regionale (Parer) mediante la piattaforma documentale, per la conservazione a norma dei documenti digitali.
Il progetto, frutto di una lunga analisi interna condotta congiuntamente da Ragioneria e Sistemi Informativi, e realizzato dalla ditta Cedaf, con il supporto (per la parte Parer) della Regione Emilia-Romagna, ha comportato la modifica del sistema di contabilità (Libra) e di gestione documentale (Iride), e la necessità di sviluppo di un nuovo modulo Flex per la creazione decentrata dell'atto di liquidazione tecnica. Inoltre, c'è stato bisogno di un notevole impegno formativo e riorganizzativo dei vari settori, che hanno dovuto abbandonare l'abitudine alla circolazione cartacea di determine, fatture e liquidazioni. I risultati sono stati però ottimi, sia in termini di risparmi oggettivi (vedi sotto), sia di lavoro interno (facilità di ricerca, ecc.), sia di soddisfazione dei fornitori comunali.
Tra gli obiettivi raggiunti:
-forte diminuzione dei tempi medi di pagamento dei fornitori, da 60 a 28 giorni;
-abbattimento allo 0% dei documenti smarriti nei passaggi da un ufficio all'altro;
-risparmio di circa 80.000 stampe /anno (carta, toner ecc.)
-abbattimento a 0 dei costi
Motivazione: l’intero iter delle procedure contabili dell'ente e del rapporto con i fornitori viene digitalizzato in modo completo e rispondente alla normativa attuale. La Giuria riconosce l'importanza del progetto come modello che si auspica venga applicato anche agli altri processi dell'ente.
Paolo Maggioli, Amministratore Delegato del Gruppo Maggioli, dichiara: “Siamo orgogliosi di aver istituito un Premio che anno dopo anno è diventato il punto di riferimento principale dei protagonisti della P.A. digitale, che innova e si rinnova. La conferma di questo successo è data dalle numerosissime realtà pubbliche italiane che hanno voluto presentare i propri progetti”.
Gruppo Maggioli
Da oltre un secolo il Gruppo Maggioli è riconosciuto come la principale organizzazione aziendale impegnata in un ruolo guida per chi opera nelle Amministrazioni Pubbliche locali e nelle professioni ad esse collegate. Gli strumenti e le soluzioni del Gruppo Maggioli contribuiscono al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale della realtà pubblica, attraverso professionalità e tecnologie avanzate. Un know-how di altissimo livello, messo a disposizione della totalità dei Comuni Italiani e dei liberi professionisti, attraverso una qualificata offerta di editoria, modulistica, informatica, formazione e consulenza, organizzazione di eventi fieristici/congressuali e servizi di gestione delle entrate. Una proposta fortemente integrata e sinergica che risponde alle esigenze gestionali dell’Ente Locale con efficienza e razionalità.
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