Soluzioni per fare ordine in modo tradizionale

Per realizzare un’archiviazione perfetta si possono utilizzare anche prodotti e metodi tradizionali, grazie ai quali si contengono anche i costi.

Grazie all’utilizzo di etichette ed etichettatrici è possibile riordinare in modo veloce ed efficiente l’archivio, facilitando anche la successiva ricerca di informazioni e documenti tra scaffalature ed armadi.

Catalogare senza difficoltà i propri documenti (e anche gli oggetti)

A prescindere da quelle che possono essere le esigenze specifiche di un’abitazione, una scuola o un’azienda, prima o poi, nasce la necessità di dover fare ordine tra fogli o oggetti, catalogando ogni cosa secondo dei criteri che possano semplificare poi la vita durante la ricerca. In quei momenti, dopo aver stabilito esattamente dove ricoverare il proprio materiale, bisogna preoccuparsi di utilizzare dei contenitori e, perché no, anche delle macchine etichettatrici per ridurre la confusione generata dagli archivi disordinati. Se i contenitori per l’archiviazione non sono identificabili facilmente, magari perché le indicazioni utili sono manoscritte in modo disordinato o poco leggibile, infatti, si corre il rischio di complicare inutilmente la vita alle persone. Ecco perché per la realizzazione delle etichette si possono sfruttare strumenti che aiutano ad evitare qualsiasi equivoco dettato da una grafia magari poco leggibile. In questo modo, anche il più articolato e pieno degli archivi non riserverà inutili sorprese a coloro i quali sono chiamati ad orientarsi tra tante cartellette et similia.

Le soluzioni “analogiche” funzionano sempre

Nell’epoca della digitalizzazione si fa presto ad intravvedere in dispositivi elettronici, server, servizi cloud e tante altre soluzioni di questo tipo la panacea contro tutti i mali tipici della carta. Eppure, per quanto la dematerializzazione di tanti processi possa condurre ad una semplificazione del lavoro e a un risparmio di tempo, denaro e risorse, in realtà, in alcuni ambiti è veramente molto difficile rinunciare all’uso della carta. Il problema principale di questo modo di lavorare, però, è che si creano delle quantità non trascurabili di documenti da sistemare e catalogare in modo ordinato, con il risultato che l’ingombro di un archivio fisico non è indifferente. Allo stesso modo, una delle principali difficoltà da superare con questo sistema di lavoro è rappresentata proprio dal fatto di non riuscire a cercare (e trovare) in poco tempo un certo documento od oggetto, come avverrebbe invece con un sistema digitale. Tuttavia, con un archivio tradizionale non bisogna preoccuparsi – ad esempio – della disponibilità di una connessione dati, oppure, delle potenziali minacce che rappresentano gli hacker o, infine, dell’eventualità che un virus possa compromettere irreparabilmente l’integrità dei propri dati. Tutti questi vantaggi, in alcuni contesti, regalano più di una buona motivazione per continuare a scegliere le soluzioni “analogiche” per conservare in modo ordinato e sicuro i propri documenti.

Faldoni, scatole e cartellette ben sistemati in archivio

Anche se nella nostra epoca le soluzioni digitali sono sempre più diffuse ed apprezzate da tantissime realtà, ci sono piccole aziende, scuole, studi e tanti privati che continuano, nonostante tutto, a preferire carta e penna alla digitalizzazione di ogni documento. Talvolta in ragione delle preferenze personali, in altri casi perché le circostanze rendono superfluo il ricorso all’uso di sistemi informatici, non è così difficile trovare delle valide motivazioni per le quali creare un’archiviazione di tipo tradizionale con tanto di contenitori e sistemi identificativi. In tutti questi casi, la migliore delle soluzioni da adottare per non correre il rischio di svolgere in modo approssimativo il proprio lavoro è quella progettare accuratamente lo schema di archiviazione, utilizzando dei contenitori adeguati e, soprattutto, producendo anche tutto il necessario per riorganizzarli in modo efficace. Del resto, riempire delle scatole, dei faldoni, delle cartellette o altri supporti tipici per la raccolta ed archiviazione di oggetti e documenti senza poi renderli facilmente identificabili significa semplicemente spostare altrove il problema di rendere un po’ più razionale la catalogazione di fogli ed altro. Con delle etichette ad hoc è possibile evitare qualunque forma di equivoco e difficoltà nell’individuare ciò che serve senza perdere tempo né smarrire dossier preziosi o qualche ricordo, utensile o oggetto indispensabile.

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