Con MAGGIOLI, la provincia di Macerata migliora e semplifica la viabilità

Per i Maceratesi tempi rapidi per ottenere le concessioni per l'accesso sulle strade provinciali...

La viabilità non è certo un aspetto da sottovalutare, tanto meno le richieste dei cittadini per l’accesso alle strade provinciali. L’Ufficio Provinciale “Concessioni e Trasporti”, la cui ampia competenza ricopre gli aspetti urbanistici più disparati (attraversamento, recinzioni, opere di miglioramento, fiancheggiamenti, distributori carburante ecc.), grazie al progetto di miglioramento organizzativo realizzato dai consulenti del Gruppo Maggioli, ha raggiunto gli obiettivi diretti all’ottimizzazione dei tempi di rilascio delle concessioni e di riduzione dei costi di gestione interni.
Non solo: i tempi di attesa e gli errori contenuti nell’istanza del cittadino si sono ridotti, le modalità di risposta della Provincia di Macerata semplificate e velocizzate, gli sprechi, in particolare nella produzione di carta, diminuiti, con un positivo effetto sul versante della collaborazione tra la cittadinanza e l’Ente provinciale marchigiano. Questo grazie allo strumento della “Settimana di miglioramento rapido”, che consente di mettere in pratica con semplicità ed immediatezza i principi del “Lean Government” o “Organizzazione Snella”: lavorare a flusso continuo, individuare le attività che generano valore per il cittadino ed eliminare gli sprechi.
Dapprima il gruppo di lavoro - composto da personale dell’Ufficio e supportato dai consulenti del Gruppo Maggioli – ha individuato l’ambito di intervento, poi – dopo un momento di formazione per trasferire al personale interessato le conoscenze e gli strumenti utili all’applicazione del metodo – è iniziata la vera e propria settimana di miglioramento con la costruzione della mappa del flusso del valore, strumento che rappresenta graficamente il “percorso” della pratica, allo scopo di evidenziare gli spezzettamenti e le conseguenze negative sui tempi di attesa per il cittadino. Successivamente a questo sono stati fissati gli obiettivi da perseguire durante la settimana: eliminazione degli sprechi, recupero di efficienza interna e taglio dei tempi di rilascio dell’autorizzazione.

Grazie all’approccio fortemente pragmatico della Settimana di miglioramento, basato sull’osservazione e sull’analisi di dati e fatti, si è rapidamente giunti ad individuare sprechi, attività inutili ed a definire gli interventi di miglioramento – le cosiddette “soluzioni snelle” – da sperimentare nei giorni successivi. Per esempio l’istruttoria da parte dei tecnici della Provincia viene effettuata in tempo reale – previo appuntamento - con il professionista esterno, in modo da bloccare subito eventuali pratiche incomplete (evitando quindi di interrompere i termini e dover richiedere le integrazioni al professionista). Altri aspetti innovativi sono stati la spinta alla de materializzazione della pratica, attraverso l’uso della PEC nelle comunicazioni tra Provincia ed Enti coinvolti nel processo autorizzativo (per esempio con i Comuni in cui ricade la parte di strada cui si richiede di accedere).
Testato il nuovo procedimento ed apportate le eventuali ritarature, viene redatta la cosiddetta “Agenda del miglioramento”, con evidenza degli ulteriori interventi di miglioramento individuati dal gruppo di lavoro ma che non è stato possibile mettere in opera durante i 5 giorni della settimana. In agenda sono poi indicati i nominativi delle persone che hanno la responsabilità di realizzare attuare tali interventi nonché i relativi tempi di attuazione.
Al termine della settimana, i risultati conseguiti dal gruppo di lavoro supportato dai consulenti del Gruppo Maggioli sono stati altamente soddisfacenti:
• riduzione del 50% dei tempi di rilascio della concessione per l’accesso sulle strade provinciali (da 149 giorni a circa 100).
• Diminuzione del 40% dei tempi di richiesta del professionista in un'unica fase istruttoria grazie un diverso procedimento standardizzato
• Riduzione dell’80% delle spedizioni postali e del 60% di produzione copie cartacee
• Creazione di un sistema per la riduzione del 40% dell’arretrato
• Incremento del 30% dell’efficienza del flusso di informazioni con sinergia dell’ufficio ambiente.

A distanza di un mese dalla chiusura della settimana è stata realizzata una giornata di follow up per monitorare il mantenimento dei risultati ottenuti o ritarare gli interventi nel caso la sperimentazione del nuovo sistema di gestione delle autorizzazioni abbia fatto emergere nuove criticità.
E’ stata inoltre l’occasione per valutare l’opportunità di estendere il modello adottato anche ad altri uffici della Provincia.

Gruppo Maggioli
Da oltre un secolo il Gruppo Maggioli è riconosciuto come la principale organizzazione aziendale impegnata in un ruolo guida per chi opera nelle Amministrazioni Pubbliche locali e nelle professioni ad esse collegate. Gli strumenti e le soluzioni del Gruppo Maggioli contribuiscono al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale della realtà pubblica, attraverso professionalità e tecnologie avanzate. Un know-how di altissimo livello, messo a disposizione della totalità dei Comuni Italiani e dei liberi professionisti, attraverso una qualificata offerta di editoria e convegnistica, informatica, modulistica, servizi di gestione delle entrate locali, formazione e consulenza. Una proposta fortemente integrata e sinergica che risponde alle esigenze gestionali dell’Ente Locale con efficienza e razionalità.

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