Groupalia sceglie Cezanne OnDemand per una gestione centralizzata dei dati HR

La società leader nella vendita online di proposte per il tempo libero a prezzi scontati ha scelto Cezanne OnDemand per ottimizzare la gestione dei dati del personale e rendere più efficienti i processi di amministrazione delle assenze dal lavoro e pianificazione ferie. Inoltre, ha attivato il portale risorse umane per tutti i dipendenti per promuovere ulteriormente la trasparenza e uno scambio più fluido delle informazioni in tutta l’organizzazione. Tra i prossimi obiettivi, l’implementazione del modulo di valutazione e l’integrazione con il sistema di gestione paghe.

Specializzata nella vendita di prodotti online, Groupalia offre proposte accattivanti ed economicamente vantaggiose per trascorrere il tempo libero attraverso un portale interattivo dove acquistare i servizi e condividere i propri feedback. Consapevoli della specificità di questo settore in cui innovazione, rapidità e flessibilità rappresentano le chiavi del successo, Groupalia, sin dalla sua nascita nel 2010, ha investito principalmente nella strategia di e-commerce.

Inoltre, gli utenti di Groupalia hanno la possibilità di accedere simultaneamente a migliaia di offerte attraverso sito web e applicazioni mobile. Con questa versione, la più innovativa del settore in Spagna, è previsto un significativo incremento delle offerte e la loro durata nel tempo, trasformando la società nella destinazione online ideale per chi vuole acquistare prodotti e servizi a prezzo scontato.

Gli utenti che visitano il nuovo sito di Groupalia hanno accesso ad una grande varietà di funzionalità: più opzioni di scelta, maggiore semplicità nella ricerca per usufruire delle offerte più adatte alle proprie preferenze o più vicine alla propria posizione geografica, in uno qualsiasi dei settori d’interesse (benessere, ristorazione, intrattenimento, viaggi, formazione ...).



Dinamismo e trasparenza al centro della governance delle risorse umane

Groupalia è caratterizzata da una struttura organizzativa orizzontale. La direzione e i dipendenti condividono lo stesso ambiente di lavoro, uno spazio comune a favore di una maggiore collaborazione e spirito di squadra. Attualmente 244 persone compongono lo staff, con un'età media di 28 anni e un profilo dinamico e flessibile.

Come spiega Celia Fernandez, HR Manager di Groupalia Spagna, "Per le caratteristiche specifiche del nostro modello di business in continua evoluzione, innovativo e dai ritmi frenetici in cui la rotazione dei prodotti e dei servizi rappresenta una necessità costante, abbiamo bisogno di persone in grado di convivere con questo dinamismo, di essere coinvolti con la filosofia della società e di rispondere rapidamente ai cambiamenti sia strutturali che organizzativi ".

La rapida crescita di Groupalia, stimolata da un processo di internazionalizzazione che ha portato l'azienda ad essere presente anche in Italia, richiede il supporto di soluzioni tecnologiche che consentano di avere le informazioni necessarie disponibili in ogni momento. "L'assunzione di nuove persone nel team per supportare il processo di espansione internazionale ha fatto sì che i fogli di calcolo tradizionali risultassero insufficienti ed inadeguati a fornire le informazioni richieste sulla nostra organizzazione. Regolarmente abbiamo la necessità di presentare agli azionisti i dati sul personale: raccogliere le informazioni da numerose cartelle, diversi database e complessi file Excel era diventato estremamente oneroso con il risultato di rallentare tutti i processi amministrativi e rendere ancor più complicata la corretta rappresentazione di un’organizzazione in continua evoluzione come la nostra", afferma Celia Fernandez.



Automatizzare gli organigrammi per una vision complessiva

Groupalia ha iniziato attivamente la ricerca di una soluzione tecnologica che consentisse di accedere in modo semplice a tutte le informazioni sull’organizzazione. La scelta si è indirizzata su Cezanne OnDemand che soddisfa tutti i requisiti funzionali e offre anche il grado di flessibilità richiesto dalla società spagnola.

"Cezanne OnDemand consente di gestire tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno in modo intuitivo e semplice e ci permette di personalizzare alcuni dettagli per generare organigrammi più dinamici. L'accesso immediato ai dati aggiornati ci aiuta a prendere decisioni più consapevoli in quanto fornisce una panoramica completa dell’organizzazione", racconta Celia Fernandez, che aggiunge, “L’integrazione e l’analisi dei dati del personale sono strategiche, sia nella progettazione di alcuni processi, sia nel prendere decisioni importanti relative alla crescita o qualsiasi altro cambiamento che si debba affrontare. Automatizzare questo processo ha favorito la connessione tra le persone e garantito maggiore trasparenza nella gestione delle informazioni".



Centralizzare ferie e assenze dal lavoro per risparmiare tempo e denaro

La gestione centralizzata di ferie e assenze dal lavoro con Cezanne OnDemand ha portato numerosi benefici nella pianificazione delle ferie e notifica delle assenze dal lavoro. Inoltre, il sistema permette di configurare diversi piani di assenza e di collegarli a specifiche aree di lavoro; consente inoltre di rispettare le normative dei diversi paesi che, nel caso di Groupalia, è particolarmente rilevante in quanto l’azienda è tenuta a rispettare sia le normative spagnole sia italiane.

La trasparenza è uno dei principi fondamentali con cui opera la funzione risorse umane di Groupalia, pertanto era molto importante che la soluzione adottata per gestire le ferie dei dipendenti fornisse dati attendibili e accurati. Cezanne OnDemand calcola automaticamente il monte ferie di ciascun dipendente, tenendo conto di condizioni contrattuali, policy aziendali e, naturalmente, le normative di riferimento.

La generazione di report rappresenta un altro dei grandi vantaggi offerti alla funzione risorse umane di Groupalia. Cezanne OnDemand aiuta l‘azienda a generare diverse tipologie di analitiche e dati statistici sui tassi di assenteismo del personale o l'età media dei lavoratori, o altre problematiche caratteristiche di una realtà in continua evoluzione.



Valutazioni delle prestazioni e l'integrazione con altre applicazioni

Per ora, Cezanne OnDemand viene utilizzato solo dalla funzione risorse umane, anche se è già prevista l’estensione del servizio ad altre aree, in un primo momento a manager e team leader e poi a tutto il personale, con l’obiettivo finale di trasformare la soluzione in un vero e proprio portale del dipendente. "In questo momento stiamo lavorando sulla creazione di permessi per garantire la sicurezza delle informazioni gestite. Auspichiamo che tutti possano accedere al servizio in modo da costruire una soluzione che soddisfi le esigenze degli uni e degli altri. Il modo migliore per farlo è quello di generare un proprio sistema di raccolta feedback", precisa Celia Fernandez.

Tra i progetti più imminenti, Groupalia evidenzia anche l’implementazione del modulo di Valutazione del Personale, che dovrebbe essere operativo entro la fine dell'anno. L’HR Manager di Groupalia Spagna conclude: "Siamo consapevoli del grande potenziale di Cezanne OnDemand e non vogliamo perdere nulla, quindi abbiamo intenzione di implementare il modulo di valutazione entro la fine dell'anno, oltre a facilitare l’integrazione dello strumento con la nostra applicazione per la gestione delle paghe. In questo modo, speriamo di ottenere una soluzione veramente completa nei prossimi mesi”.

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Silvia Voltan (Account Director)

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