Il Consiglio di Stato adotta strumenti di lavoro innovativi per una rapida gestione dei documenti

Nell’era digitale la produzione e l’accesso alle informazioni deve avvenire in tempo reale. Quando si devono realizzare documenti – soprattutto di grande importanza istituzionale – spesso la loro produzione viene rallentata da flussi di lavoro non ottimali, dove i molti interventi manuali impongono lunghi tempi e fatica.

Organizzazione tecnologica all’avanguardia

Milano, 14 gennaio 2014 – Nell’era digitale la produzione e l’accesso alle informazioni deve avvenire in tempo reale. Quando si devono realizzare documenti – soprattutto di grande importanza istituzionale – spesso la loro produzione viene rallentata da flussi di lavoro non ottimali, dove i molti interventi manuali impongono lunghi tempi e fatica.
Il Consiglio di Stato è una istituzione cardine dell’ordinamento giuridico e amministrativo dello Stato italiano: il suo ruolo è fondato su tradizioni centenarie e le sue disposizioni richiedono uno stile «classico». Tuttavia, dal punto di vista organizzativo e di flusso di lavoro il Consiglio implementa e utilizza tecnologie d’avanguardia che consentono ad ogni magistrato di ottimizzare il proprio tempo in modo da ridurre il lavoro manuale sui documenti.

“I nostri utenti necessitano di strumenti di produttività potenti e flessibili da utilizzare. Il riconoscimento vocale trasforma molto velocemente il dettato di pareri e sentenze in documenti digitali, mentre la conversione dal formato PDF agli applicativi Office consente di recuperare rapidamente le informazioni già esistenti, evitandone la ribattitura” dichiara l’ Ing. Roberto Antonio Di Marco Dirigente Ufficio Sistemi e Processi della Giustizia Amministrativa “La diffusione di questi prodotti rende più produttivo e autonomo ogni utente, e riduce gli interventi di helpdesk applicativo.”

“Quando un documento ha grande importanza per forma e contenuti, di rilievo giuridico e amministrativo, ogni eventuale problematica nella sua realizzazione rappresenta un rischioso intralcio” dichiara Giulio Moriggi, Sales Manager Divisione Desktop – Nuance Communications Italy
“Le soluzioni di Nuance supportano il lavoro redazionale dei Magistrati del Consiglio di Stato, consentendo di concentrare il loro tempo prezioso sulla preparazione dei contenuti, piuttosto che sulla loro digitazione al computer”.

“La mia testimonianza sulla modalità di dettatura di Dragon non può che essere positiva, anche perché l'uso di questo strumento non solo ha reso più veloce il mio lavoro, ma ha avuto il merito di farmi avvicinare all'uso degli strumenti informatici, dove sono approdato con un certo colpevole ritardo rispetto a tanti colleghi” commenta Giampiero Paolo Cirillo, Presidente di Sezione del Consiglio di Sato. “Credo che esso costituisca un ulteriore passaggio, oserei dire un cambio di mentalità, dopo quello che la mia generazione ha dovuto faticosamente fare dalla scrittura a mano, e successiva copiatura delle sentenze, a quello oggi largamente usato del computer.

Imparare ad usare Dragon, dopo l'iniziale difficoltà, in cui si ha quasi l'impressione di perdere tempo prezioso, comporterà vantaggi tali per cui difficilmente si tornerà indietro. Tanto più che è possibile l'uso integrato della tastiera e della dettatura orale. Mi limito semplicemente a fare l'esempio della scrittura di testi normalmente copiosi come quello della redazione delle sentenze. Con l'uso di Dragon – prosegue Cirillo - è possibile contemporaneamente dettare e compulsare il fascicolo da cui normalmente si attinge materiale destinato ad entrare nella sentenza medesima. In ogni caso – conclude - la cosa più straordinaria è data dalla estrema precisione raggiunta nel riconoscimento vocale e dal fatto che più veloce è la dettatura e più la precisione aumenta”.

“Scoprire di poter dettare i miei appunti e documenti direttamente nell’editor di testo è stato sorprendente, anche diversi anni fa quando il computer non era particolarmente potente e il programma richiedeva un impegno iniziale maggiore” è il commento del Consigliere TAR Lazio, dottoressa Maria Grazia Vivarelli “Questo impegno è stato velocemente ripagato dalla grande velocità di scrittura dei testi, al punto che oggi Dragon è il mio principale strumento di scrittura, ed ho ridotto l’uso della tastiera solo per brevi testi e correzioni. Oltre alla rapidità di redazione dei documenti, mi consente di interagire con appunti e fascicoli in modo molto pratico, mantenendo la mia concentrazione sui contenuti che voglio esprimere.”

“Il Consiglio di Stato utilizza soluzioni di archiviazione e gestione documentale accessibili dalla propria rete. Nel PDF Converter Enterprise abbiamo individuato un valido complemento «desktop» ai nostri sistemi: ogni magistrato puó gestire documenti PDF anche quando non collegato, e di fatto dispone sempre delle funzioni di conversione documentale in ogni momento e in ogni luogo si trovi ad operare” la dichiarazione della dottoressa Ines Simona Pisano, Responsabile vicario del servizio centrale per l’informatica e le tecnologie di comunicazione
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Nuance (NASDAQ: NUAN) è uno dei principali fornitori di soluzioni vocali e di imaging per aziende e privati di tutto il mondo. Le sue tecnologie ed applicazioni e i servizi erogati migliorano l'uso dei prodotti, trasformando la modalità di interazione delle persone con le informazioni e le operazioni di creazione, condivisione e uso dei documenti. Ogni giorno milioni di utenti e migliaia di aziende adoperano gli affermati servizi professionali e le applicazioni di Nuance. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web Nuance.com.

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