L’outsourcing, un lavoro di squadra

Un numero sempre maggiore di aziende ricorre all’outsourcing dei processi documentali con l’obiettivo di ridurre i costi e migliorare la gestione delle informazioni. Per ottenere questi benefici, è importante che l’azienda cliente lavori in sinergia con il provider e che all’interno dell’organizzazione si crei un lavoro di squadra tra CIO, CFO e COO.

L’ottimizzazione dei processi di business critici gioca un ruolo importante nel miglioramento delle performance del business, consentendo alle aziende di aumentare la profittabilità e di rispondere più velocemente alle esigenze dei clienti.

Da una ricerca condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh Europe, è emerso come la metà delle aziende del Settore Legale e il 64% di quelle che operano nel mercato dei Servizi Finanziari ammettono che l’efficienza dei processi nelle aziende potrebbe essere notevolmente migliorata. In tutte e due i settori, molti dei documenti critici sono ancora gestiti in formato cartaceo. Questo comporta costi, inefficienze e ha un impatto negativo anche sui livelli di servizio ai clienti.

L’outsourcing è una possibilità interessante per le aziende che vogliono ottenere facilmente i vantaggi derivanti dall’ottimizzazione dei workflow e concentrarsi sul proprio core business.
Un mercato in espansione
Nel terzo trimestre del 2011 il mercato dell’outsourcing nell’area EMEA ha registrato tassi di crescita elevati (+99% anno su anno, fonte: 3Q11 Trade Performance Index - EMEA). Un numero sempre maggiore di aziende si rende conto del fatto che l’outsourcing di processi complessi aumenta la produttività, migliora la gestione delle informazioni e solleva l’azienda da tutti gli oneri gestionali, per cui si ha più tempo da dedicare ad attività a valore aggiunto.
InfoTrends prevede che la crescita del CAGR del mercato del business document outsourcing (BDO) si attesterà a un +16.1% . Secondo la ricerca di Coleman, il 33% delle aziende europee si avvale di servizi di outsourcing (o ha intenzione di farlo) per migliorare l’efficienza dei processi documentali. Nel Regno Unito questa percentuale sale al 36% e in Spagna al 44%.

Che cosa frena le altre aziende? Sempre secondo la ricerca Coleman Parkes Research, il 61% di coloro che non sono disposti ad affidare a terzi la gestione dei processi documentali, ha affermato che tale decisione dipende da preoccupazioni inerenti la sicurezza, mentre il 34% teme di perdere il controllo dei propri processi.

È quindi necessario aumentare la consapevolezza dei benefici dell’outsourcing nelle aziende e comprendere quale sia la strada migliore per aumentare l’efficienza dei processi. Le preoccupazioni inerenti la sicurezza possono essere facilmente superate installando software per la protezione e il tracciamento dei flussi informativi in tutta l’organizzazione.

Lavorare in sinergia

L’azienda cliente e l’outsourcer devono lavorare in sinergia creando un rapporto di partnership duraturo nel tempo.
Le imprese devono quindi scegliere un service provider che dimostri di avere una conoscenza approfondita delle tecnologie e delle metodologie che possono ottimizzare i processi documentali critici e di saperle correttamente integrare nello specifico contesto aziendale. Per questo è necessario, da un lato, che l’outsourcer analizzi il modo di lavorare degli utenti e i requisiti di business dell’organizzazione e, dall’altro, che si crei all’interno dell’organizzazione un lavoro di squadra tra CIO, CFO e COO.

Scegliendo l’outsourcing e un partner fidato, le aziende possono davvero trasformare il business, riducendo le attività ridondanti che derivano da processi documentali non aggiornati, migliorando la gestione delle informazioni e ottimizzando i costi in tutta l’organizzazione.

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Ricoh Italia

Responsabile account:
Marta Oldani (Editor and Media Relations)

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