Ottimizzazione dei processi di stampa: riduzione dei costi e rispetto per l’ambiente

Ottenere il massimo in termini di qualità, investendo con parsimonia è l’obiettivo comune di tutte le aziende. Obiettivo apparentemente semplice da raggiungere se pensiamo al livello di concorrenza presente in ogni mercato. Ma non altrettanto facile è il mantenimento della qualità per gli investimenti di lunga durata. Nello specifico, ci rivolgiamo ai servizi di stampa che – considerata la preponderanza del medium digitale – devono più che mai fornire qualità, investimenti sensati, caratteristiche multifunzione e multiutente e controllo sulla gestione dei costi che per necessità devono ridursi.

Milano - 3 dicembre 2013 - Ottenere il massimo in termini di qualità, investendo con parsimonia è l’obiettivo comune di tutte le aziende. Obiettivo apparentemente semplice da raggiungere se pensiamo al livello di concorrenza presente in ogni mercato. Ma non altrettanto facile è il mantenimento della qualità per gli investimenti di lunga durata.

Nello specifico, ci rivolgiamo ai servizi di stampa che – considerata la preponderanza del medium digitale – devono più che mai fornire qualità, investimenti sensati, caratteristiche multifunzione e multiutente e controllo sulla gestione dei costi che per necessità devono ridursi.

Gli analisti di settore stimano che, misurando e gestendo attivamente le operazioni di stampa, sia possibile ridurre i costi fino al 30%. L'accesso semplificato alla stampa consente di incrementare la produttività dei dipendenti, mentre l'eliminazione dei lavori dimenticati alla stampante, rende i documenti più sicuri e meno soggetti a visione o prelievi da parte di persone non autorizzate. Senza contare che, se si riducono le stampe, si contribuisce a salvaguardare l’ambiente, cosa sempre piú importante e parte del target di molte aziende.

Ecco, quindi, qualche suggerimento e alcune indicazioni per stampare meno e ridurre i costi.
Eliminare le stampanti ad uso individuale
Si tratta di dispositivi che se da un lato introducono elementi di comodità e sicurezza intrinseca (tipicamente sono posizionati sulla scrivania a lato degli utenti), dall’altro sono estremamente antieconomici in fase di approvvigionamento hardware, in fase supporto in caso di problemi (il numero delle stampanti è pari al numero di dipendenti) e anche per gli alti costi dei consumi. Interessante sapere, ad esempio, che la differenza in termini di costo per pagina tra le stampanti personali e quelle condivise in rete è pari in media a 0,0119 €; cifra che si traduce in 592,96 € ogni 50.000 pagine stampate. Sensato quindi scegliere di far migrare gli utenti a stampanti condivise, ottenendo così una riduzione dei costi di gestione, una facilitazione delle operazioni e un utilizzo comune di qualsiasi stampante in rete.

Aumentare il numero dei file digitali

Quasi tutte le aziende accettano file digitali, in alternativa a documenti cartacei. Le stampanti multifunzione e le fotocopiatrici permettono di eseguire scansioni e allo stesso tempo, il PC dedicato al controllo e al recupero dei costi di stampa, permette di visualizzare in anteprima il documento digitalizzato, permettendo di inviarlo tramite email ai destinatari o direttamente al sistema di Document Management, assicurando la consegna grazie ad audit trail complete e conferma sul buon esito delle operazioni.


Stampare solo se necessario

Condividere con gli utenti la traccia dei lavori di stampa e i report sui costi di stampa individuali, li renderà consapevoli dell’impatto - economico e ambientale – generato. Creare sensibilizzazione su questi aspetti, indurrà gli utenti a riflettere prima di stampare.
Eliminare stampe doppie
Talvolta è inevitabile: si avvia un processo di stampa e ci si accorge – troppo tardi rispetto al comando di invio - di voler fare una modifica al documento, che però è già stato elaborato e non resta altro che stampare di nuovo, sprecando carta e denaro. Avere a disposizione una coda di stampa virtuale, che conservi i documenti fino a quando l'utente non è pronto a prelevarli, offre la possibilità di non stampare la seconda volta e facilita anche le operazioni sui dispositivi condivisi. Dalla stampante l'utente può scegliere quali documenti stampare ed eliminare quelli di cui non ha bisogno.

Diminuire l’uso del colore

Non c'è dubbio: le stampe a colori hanno una resa migliore, rendono i lavori più accattivanti e offrono un risultato migliore. Ma a volte è davvero inutile stampare a colori e, non trascurabile, l’utilizzo non controllato incide parecchio sul budget. Per gestire costi e consumi è importante applicare regole che escludano la stampa a colori ad esempio dalla posta elettronica. Alternativa altrettanto valida è poter indirizzare automaticamente i lavori a colori su stampanti meno costose, applicando linee guida per stabilire chi è autorizzato ad eseguire questo tipo di stampa.

Investire con attenzione

È buona norma puntare a un rapporto dipendenti stampanti di 6:1. Sebbene nelle aziende non sia insolito riscontrare un rapporto di 2:1, l'uso efficace di stampanti condivise in rete consente di arrivare facilmente a un rapporto di 20:1. In una prospettiva d'impresa è ragionevole investire solo nei dispositivi di cui si ha bisogno, eliminando quelli inutili e, in molti casi, è possibile sostituire stampanti laser con una sola stampante multifunzione.

Recuperare i costi di stampa

Esigenza tipica degli studi legali: l’addebito dei costi di stampa ai clienti deve poter essere calcolato correttamente. Occorre quindi monitorare accuratamente quale percentuale di stampe è fatturabile, quali costi devono essere allocati e a chi, tenendo traccia di chi ha effettuato la stampa, del cliente o del dipartimento a cui è destinata e dell'applicazione da cui è stata eseguita. Attraverso una semplice configurazione è possibile determinare quali sono i lavori da addebitare e a chi, facilmente e con precisione.
“Ridurre i costi e proteggere l’ambiente sono due elementi chiave determinanti nelle valutazioni di investimenti da parte delle aziende” commenta Massimiliano Ferrero, Sales Manager della divisione Imaging Sud Europa di Nuance Communications “è fondamentale fare le scelte giuste, anticipate da analisi sulle esigenze e sui costi. Le soluzioni Imaging di Nuance permettono una semplice integrazione, grazie anche a potenti funzionalità di personalizzazione e vengono utilizzate con successo in ambiti diversi, dalle aziende agli Studi Legali e alle Università.”

Equitrac Video http://www.youtube.com/watch?v=mwNYtpv7qPE&feature=youtu.be

A proposito di Equitrac

Equitrac è una soluzione configurabile e scalabile, le cui funzionalità possono essere personalizzate in base alle esigenze delle aziende. Permette di ridurre i costi e gli sprechi, garantire sicurezza, permettendo alle aziende di controllare, tenere traccia e contabilizzare l’attività di stampa. Il software - dotato della tecnologia Follow-You Printing® - permette di non procedere con le stampa fino al processo di autenticazione degli utenti alla stampante in rete desiderata, procedendo solo con le stampe necessarie e riducendo i costi.

Equitrac Office

Il software di gestione Equitrac Office® consente alle aziende di migliorare il controllo e la gestione delle stampe, di ridurre i costi, potenziare la sicurezza e implementare al meglio programmi di sostenibilità. Sfruttare i vantaggi offerti da Equitrac Office è semplice: basta applicare automaticamente regole di stampa, attivare l'autenticazione degli utenti e identificare e allocare accuratamente i costi della documentazione.

Equitrac Express

Il software di gestione della stampa Equitrac Express® consente di contabilizzare e il controllo dei documenti stampati in qualsiasi università, scuola o distretto scolastico, rendendo la stampa un'operazione pratica e sicura, riducendo costi e sprechi e potendo allocare i costi di ogni operazione. Compatibile con i principali sistemi di lettura di schede e qualsiasi stampante/dispositivo MFP, Equitrac Express è dotato di strumenti per l'applicazione di quote di stampa, l'addebito in base alle pagine stampate e la promozione della sostenibilità.

Maggiori informazioni: http://italy.nuance.com/index.htm

A proposito di Nuance Communications, Inc.
Nuance Communications, Inc. è il principale fornitore di soluzioni per l'elaborazione delle immagini e del parlato per aziende e privati di tutto il mondo. Le sue tecnologie ed applicazioni e i servizi erogati migliorano l'uso dei prodotti, trasformando la modalità di interazione delle persone con i dispositivi e i sistemi che utilizzano. Ogni giorno milioni di utenti e migliaia di aziende adoperano le affermate applicazioni di Nuance. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web www.nuance.com.

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