PRINCE2: Quando un metodo garantisce il successo di un progetto

Da qualche anno a questa parte una nuova parola è entrata in maniera prorompente nel vocabolario del Project Management, PRINCE2. Ma cos’è PRINCE2 e perchè sempre più istituzioni e privati stanno scegliendo di adottarlo nella gestione dei loro progetti?

Il problema
Nell’intraprendere un progetto, una compagnia o un individuo entra in un mondo dove il risultato finale è condizionato da miriadi di fattori la quale gestione condizionerà il successo o meno del progetto stesso. Le incertezze, o rischi, le dipendenze e tutti i criteri che vanno tenuti in considerazione nello svolgimento di un progetto, fanno di questa disciplina un lavoro in cui il successo finale è raramente descrivibile come “100% di successo”.

Prima che si cominciasse a parlare di “Gestione di Progetto” il lavoro per il raggiungimento di un determinato fine era spesso soggetto a ritardi, errori non individuati, sprechi economici e commerciali, e spesso, a seconda del progetto, si potevano verificare vere e propie catastrofi, sia dal punto di vista economico (negli anni molte compagnie sono fallite per colpa di una cattiva gestionestrategia progettuale) sia dal punto di vista tecnico, civile (basti pensare al ponte di Tacoma Narrows negli USA crollato nel 1940).

Fra i vari problemi che possono portare al fallimento di un progetto, uno dei primi e più semplici da individuare è quello della comunicazione fra le varie parti. Spesso le parti coinvolte in un progetto non hanno dei canali di comunicazione ben definiti e le informazioni si perdono o arrivano alla persona, al momento o nel formato sbagliato.

L’importanza di un tale problema è spesso sottovalutata ma basta fermarsi un attimo e cercare negli annali fra i progetti dove una cattiva gestione dell’informazione è risultata talvolta anche in tragedia.
Negli ultimi anni per esempio, incidenti aerei sono stati causati dalla mancata, o erronea comunicazione di problemi fra le parti coinvolte, come per esempio il volo Singapore Airlines SQ-006 in cui i piloti guidarono il veivolo verso una pista chiusa per lavori, schiantandosi e uccidendo 83 passeggeri.

Ma la comunicazione non è il solo fattore che determinerà la riuscita o meno di un qualsiasi progetto. Diamo uno sguardo adesso ad un qualcosa che raramente viene considerata, la gestione della documentazione e dei vari prodotti di un progetto.

Chi può dire al 100% di non aver mai avuto problemi nel recuperare un particolare documento, o nel sapere come leggerne i cambiamenti effettuati o nel sapere chi ne fosse il titolare?

Quante volte ci siamo trovati nella condizione di disconoscere lo stato di un particolare prodotto? Chi ci stia lavorando? La versione?

A chi non è mai capitato di “perdere” una versione di un determinato prodotto?

Nel passato questo tipo di problema veniva tacitamente accettato come parte delle problematiche di un progetto, ma spesso non ci si rendeva conto dei costi effettivi in termini sia monetari, tempistici e di sforzi che questo approccio comportava.

Un esempio eclatante di questo fu il progetto per salvare la Torre di Pisa in cui gli ingegneri coinvolti arrivati alla soluzione dopo vari tentativi (fra i quali alcuni molto rischiosi) e parecchio tempo e denaro speso ($30 Mil), si resero conto che la soluzione da loro trovata era stata già proposta parecchi anni prima, ma la documentazione riguardante il lavoro era stata dimenticata in qualche archivio da nessuno gestito per tutti questi anni.

Un altro fattore altamente incidente sulla riuscita di un progetto è la gestione dei rischi. Molto spesso la gestione del rischio viene considerata come l’ insieme di attività che vengono svolte per “riparare” a ciò che è avvenuto in maniera imprevista. Ultimamente però sta diventando sempre più chiara l’importanza della prevenzione e della pianificazione delle incertezze di un progetto. Questo fa si che si possa programmare in anticipo una risposta ad un imprevisto, ma spinge anche ad un lavoro molto più meticoloso di individuazione e analisi di tutti i rischi inerenti ad un progetto.

Quando questo non avviene, l’ impatto dei rischi che si avverano variano da non importanti a catastrofici, come per esempio nei luoghi montani dove il disboscamento incontrollato e non gestito non ha preso conto del rischio di frane e smottamenti che purtroppo negli anni hanno causato parecchi danni e vittime.

Un ulteriore fattore che contribuisce alla riuscita di un progetto è la pianificazione del progetto stesso. Senza dubbio un effettiva pianificazione rende il progetto più semplice da seguire e quindi ne aumenta le garanzie di successo. Ma come va pianificato un progetto? Cosa va tenuto in considerazione?

Spesso ci si trova a dover prendere parte ad un progetto dove l’informazione sul da farsi ci viene data in forma di “Piano di Progetto”. Purtroppo molte volte il piano di progetto si presenta sotto forma di una GANTT chart con date di consegna e risorse coinvolte ma poche altre informazioni.

Questo porta a ritardi, a incomprensioni ed a volte ad errori grossolani di interpretazione del piano (una sbagliata pianificazione ha portato alla creazione di opere edili nel mondo che non sono mai state messe in uso per problemi strutturali o di tempistica).

Come ultimo esempio di problematica legata al successo di un progetto basta pensare alla ragione per il progetto stesso, alla motivazione (commerciale o non) per la quale la ditta o l’individuo sta intraprendendo questo progetto.

A chi non è mai successo di cominciare un progetto per poi rendersi conto della effettiva inutilità dello stesso? Chi non ha mai visto un progetto perdere di vista il suo significato commerciale e cadere nel vortice di aumenti dei costi, delle risorse necessarie, dei tempi, fino ad arrivare ad un risultato che si trasforma in un effettiva perdita?

Un esempio tra questi è stata la costruzione del Millennium Dome a Londra, dove le previsioni su costi/benefici fatta prima dei lavori non fu mai rettificata durante portando ad una ingente perdita di denaro ed alla conseguente svendita del complesso a privati per l’ impossibilità da parte del governo di poter sostenere economicamente quel fallimento.
Le Opzioni
Fino ad una trentina di anni fa tutti i problemi visti fino ad ora erano accettati come parte integrante di un progetto, ed il loro impatto dipendeva fortemente sull’esperienza individuale di chi si trovava a gestire questi progetti. Non càera dunque un metodo standard che poteva dare aiuto, guida, ad un individuo o organizzazione di fronte al suo primo progetto.

Da questa mancanza nacque la necessità di mettere assieme l’esperienza di vari project managers per creare delle linee guida standard nella gestione dei progetti, nacquero così le Metodologie di Gestione Progettuale.

Cominciarono un pò dappertutto a crearsi gruppi di esperti nella gestione di progetto che scrivevano manuali e prestavano i loro servizi anche in veste di formatori per giovani Project Managers, prima del tutto interni a istituzioni ed ai loro dipartimenti di Gestione Progettuale e poi con il passare del tempo anche pubblicamente.

Fu così che nel 1975 nacque anche PRINCE2 il cui acronimo ne descrive accuratamente il fine: Projects IN Controlled Environment (Progetti in ambiente controllato).

Grazie al fatto che il metodo sia stato creato grazie all’esperienza di vari Project Managers e non inventato dal nulla che PRINCE2 può definirsi un metodo BEST PRACTICE cioè basato sulle Migliori Esperienze dei vari Project Managers coinvolti nella sua creazione.

Le Soluzioni offerte da PRINCE2
Con l’utilizzo di una metodologia di gestione progettuale, si può effettivamente far fronte efficacemente ai problemi come quelli discussi in precedenza.

Ecco come PRINCE2 affronta tali problemi:

COMUNICAZIONE
PRINCE2 stressa molto l’importanza della comunicazione in un progetto e ne definisce molto dettagliatamente i canali le risorse e le responsabilità coinvolte. Il metodo infatti propone fra le primissime cose da pianificare in un progetto il Piano di Comunicazione dove tutte le informazioni riguardanti chi debba avere le informazioni, quando queste debbano essere inviate, il formato che queste informazioni dovranno assumere e le responsabilità riguardanti la trasmissione delle informazioni sono chiaramente dettagliati, permettendo così alle varie parti prendenti parti ad un progetto di poter in qualsiasi momento rifarsi al Piano stesso se in dubbio sui canali comunicativi.

Nel caso del disastro aereo Singapre Airlines, un piano di comunicazione effettivo avrebbe probabilmente costretto i piloti a confermare individualmente con la torre di controllo le coordinate della pista rendendosi così conto dello sbaglio in tempo.

DOCUMENTAZIONE
Anche per il problema del controllo e salvaguardia della documentazione e dei prodotti di un progetto PRINCE2 propone che sin dall’inizio venga creato un piano che descriva esattamente come verranno gestiti i vari deliverables di un progetto, siano essi documenti o prodotti. Con l’aiuto di un piano del genere si può molto facilmente organizzare un sistema di archiviazione, controllo versioni, controllo distribuzione etc, dei prodotti, evitando così che questi vengano persi o danneggiati.

Per esempio se un piano per una archiviazione efficace dei documenti fosse esistito nel caso del progetto per salvare la Torre di Pisa, gli ingegneri avrebbero potuto cercare negli archivi per esempi di soluzioni e trovare quell’ originale senza perdere né tempo né denaro.

I RISCHI
La gestione del Rischio è fra le cose più importanti in ogni progetto e come altre metodologie hanno cominciato a riconoscerlo anche PRINCE2 offre una guida su come affrontare l’ incertezza del risultato, con una accurata analisi e con la pianificazione anticipata di risposte per preparare il progetto ad ogni eventualità.

Nel caso degli smottamenti un analisi dei rischi preventiva avrebbe potuto aiutare ad identificare aree critiche permettendo così di intervenire per tempo rafforzando il terreno o evacuando eventuali centri abitati nelle vicinanze.

La PIANIFICAZIONE
La pianificazione è uno dei punti saldi più caratteristici di PRINCE2. Infatti è la pianificazione che più distingue PRINCE2 dalle altre metodologie di gestione progettuale.
PRINCE2 infatti propone un metodo di pianificazione sostanzialmente diverso da quelli normalmente utilizzati. Mentre la maggior parte delle tecniche di pianificazione si concentrano sul pianificare le attività da svolgere per arrivare alla consegna di un prodotto, PRINCE2 si concentra sulla pianificazione dei prodotti da creare anziché le attività per crearli. Questo perchè PRINCE2 propone che sia molto più efficace e preciso pianificare attività se si conoscono in dettaglio i prodotti da creare. Lo studio e l’analisi di tutti i prodotti e le loro descrizioni aiutano infatti a stabilirie in maniera effettiva le risorse necessarie ed i criteri qualitativi richiesti per arrivare alla consegna del prodotto.

Il BUSINESS CASE
Secondo PRINCE2 la giustificazione di un progetto è talmente importante che il metodo centra la validità del progetto stesso sull’esistenza di tale giustificazione e sul suo continuo controllo e revisione. Il Business Case è il documento che guida il progetto secondo PRINCE2 essendo questo il documento che riporta le ragioni e le giustificazioni commerciali di un progetto. PRINCE2 ritiene questo documento talmente importante che ne stabilisce la revisione ad intervalli regolari dato che la sua validità è propedeutica alla continuazione di un progetto.

Una revisione più accurata e continuativa del Business Case può infatti aiutare ad individuare aumenti incontrollati dei costi ed a rivalutare il rapporto fra investimento e benefici attesi evitando così a privati e istituzioni di sprecare risorse o incombere in ingenti perdite economiche.
Implementazione
Oggi parecchie compagnie a livello internazionale hanno iniziato ad implementare PRINCE2 come metodologia standard per la gestione dei loro progetti. Altre hanno deciso di creare dei metodi interni basati su PRINCE2 per la gestione dei progetti.

L’uso della metodologia non è soggetto a licenze mentre esistono certificazioni professionali per tutti colori che sono coinvolti nei progetti.

L’espansione del metodo è stato tale che anche istituzioni governative hanno cominciato a scegliere PRINCE2 come metodologia standard per la gestione dei progetti nell’amministrazione pubblica.

Conclusione
La metodologia PRINCE2 è una delle più ricercate ed applicate nel campo della Gestione Progettuale.

Grazie al suo approccio processuale (vi sono 8 processi che definiscono in dettaglio il lavoro dei membri del team di progetto) ed alla struttura basata sull’esperienza di vari Project Managers PRINCE2 attira sempre più interesse da parte di compagnie e privati in tutto il mondo.

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