WorkFlow Collaborativo di Top Consult: non solo regole, ma anche flessibilità

La nuova soluzione della piattaforma documentale TopMedia Social NED è progettata per consentire agli utenti di lavorare in modo evoluto e "smart" nei processi strutturati in cui sono coinvolti, gestendo in forma collaborativa il flusso dei documenti.

Torino, 3 maggio 2017 – Top Consult, società leader da 30 anni nella gestione elettronica dei documenti e pioniere nella conservazione digitale degli stessi, annuncia il rilascio del WorkFlow Collaborativo, la nuova soluzione della piattaforma TopMedia Social NED progettata per consentire all’utente di gestire in forma collaborativa il flusso dei documenti all’interno dei processi strutturati.

Il WorkFlow Collaborativo di Top Consult automatizza un processo strutturato di business, ad esempio gli acquisti, che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi. Completa il trittico di soluzioni a disposizione dell’Utente Collaborativo per lavorare in modo “smart” ed evoluto, affiancandosi al Groupware, che nei processi non strutturati realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti, e al CaseFlow, che opera nei processi strutturati per la gestione delle pratiche.

“La possibilità di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo – afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult - consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati il workflow “automatizza” l’utente e irrigidisce il lavoro: noi rimuoviamo la rigidità dei processi e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo gli automatismi ma mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato sia quando è in ufficio sia mentre è in mobilità”.

Nel WorkFlow Collaborativo un apposito Designer Grafico consente in modo semplice all’amministratore di sistema di visualizzare e definire preventivamente la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni mediante l’uso della Piattaforma di Orchestrazione, che gestisce le operazioni massive e non presidiate sui documenti come ad esempio la spedizione o l’acquisizione dei documenti in arrivo. Le regole definite sono poi eseguite dal WorkFlow Engine, componente della Piattaforma Documentale.

L’utente segue e interviene nel workflow attraverso la Home Page dei client Windows o Web oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto. Con la funzione Approvazione WorkFlow l’utente trova la lista dei documenti da approvare e viene guidato dal sistema in modo automatico attraverso i vari step, con pulsanti per inoltrare o rifiutare, navigare e firmare digitalmente. Il Controllo Workflow è invece il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto. Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i propri step e inoltre tutti quelli delle persone che gli riferiscono; può controllare assenze e anomalie, redistribuire lavori o approvarli direttamente.

Il WorkFlow Collaborativo è un modo molto efficace di superare le rigidità dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali, che però non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un’annotazione importante di un fornitore sulla fattura non può essere letta e conservata dal sistema) e usano l’e-mail per avvisi ed allerte agli utenti, e-mail che deve essere gestita e archiviata a parte creando così silos informativi a sé stanti. Se poi un manager ha un dubbio nell’approvazione di un acquisto e chiama il buyer al telefono o via e-mail, questo passaggio decisivo non è tracciato nel sistema.

Nel WorkFlow Collaborativo Top Consult invece l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi sempre aggiornato in tempo reale; interagisce in modo attivo, non subisce i processi ed ha sempre la visione d’insieme di quelli che lo riguardano. D’altra parte, il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati. Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi diversi.

Così anche il modo di lavorare è più sicuro: senza e-mail si abbattono infatti i rischi di intrusioni, attacchi e malware.

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Top Consult, il valore dell’esperienza nei progetti documentali

Costituita nel 1987 a Torino, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nella gestione elettronica dei documenti e ad “evangelizzare” il mercato: oggi è uno dei leader di questo settore, dove conta oltre 500 clienti privati e pubblici in Italia e in Europa. Fra loro, ci sono colossi come L’Orèal, Ariston Thermo Group, Lavazza, Prada, Gruppo RINA, Acque San Benedetto, Coop Alleanza 3.0, ACI Informatica, TagHeuer, e PMI come Nolan Group, Diasorin, Dussman, Unifarm e Umbra Cuscinetti, che fanno affidamento sulle soluzioni Top Consult per migliorare gestione del business e competitività.
Il motore di tutte le soluzioni Top Consult è TopMedia Social NED, una “rivoluzionaria” piattaforma enterprise che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti. Le soluzioni applicative sono fruibili da PC, Web o Mobile, in house o su cloud.
In un mondo di documenti via via solo informatici, per i quali gestione e conservazione a norma di legge sono obbligatorie, le imprese devono affidarsi a partner esperti e affidabili come Top Consult, capaci di guidarle nelle scelte tecnologiche e nelle trasformazioni organizzative e dei processi. Da sempre focalizzata esclusivamente sulle tematiche documentali, Top Consult ha profonda conoscenza delle normative e 30 anni di esperienza sul campo attraverso la realizzazione di centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi e integrati con sistemi informativi diversi. E’ stata il pioniere della conservazione sostitutiva dei documenti (fiscali e non), realizzando nel ’99 per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge.
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